Gestione dei costi di relocation

Perché i costi di relocation sono difficili da controllare senza un processo unico

La spesa di relocation raramente proviene da una sola fattura. Un singolo trasferimento può coinvolgere un'agenzia di relocation, un'agenzia immobiliare, uno specialista di immigrazione, una ditta di traslochi, una scuola e uno o più fornitori di alloggi temporanei. Ciascuno lavora secondo i propri tempi e il proprio formato di fatturazione.

Quando questi elementi vengono coordinati separatamente, i team HR e finance devono in genere ricostruire il quadro completo a posteriori, confrontando fatture che utilizzano valute diverse, voci diverse e presupposti diversi su cosa sia incluso. È proprio in questa fase di riconciliazione che i budget di relocation perdono visibilità, ed è qui che diventa difficile stabilire con certezza quanto sia realmente costata una relocation, o come i costi di un assignee si confrontino con quelli di un altro.

• •Più fornitori che fatturano in modo indipendente, con cicli diversi
• •Terminologia incoerente tra le fatture (deposito, commissione d'agenzia, spese di servizio)
• •Nessun punto unico di coordinamento per la sequenza dei servizi
• •Difficoltà nel confrontare i costi tra assignee o unità di business
• •Visibilità limitata finché la relocation non è già in corso

Un unico punto di coordinamento per ogni costo di relocation

Fungiamo da interfaccia operativa tra la vostra organizzazione e tutti i servizi coinvolti in una relocation: pratiche di immigrazione, ricerca di alloggio, sistemazione temporanea, supporto scolastico e gli aspetti pratici dell'insediamento. A ogni assignee viene assegnato un consulente di relocation dedicato, che gestisce la sequenza dei servizi e tiene costantemente informato il vostro referente HR.

Poiché un unico team coordina l'intera relocation, le informazioni sui costi vengono raccolte in modo coerente fin dall'inizio, invece di essere ricostruite a posteriori. Questa è la base di una gestione affidabile dei costi di relocation: un'unica fonte di coordinamento produce un unico record confrontabile di ciò che ogni relocation ha comportato.

Una reportistica pensata per HR e finance, non solo per l'operatività

I team global mobility hanno bisogno di informazioni sui costi in un formato che la loro funzione finance possa utilizzare: suddivise per categoria di servizio, per assignee, per centro di costo o per unità di business, a seconda di come la vostra organizzazione monitora la spesa di mobility. Strutturiamo la nostra reportistica intorno a queste esigenze, non intorno al nostro flusso di lavoro interno.

Questo include il monitoraggio dei costi impegnati rispetto all'indennità di relocation o al livello di policy concordato per ciascun assignee, la segnalazione dei casi che si avvicinano o superano il budget concordato, e la documentazione necessaria al vostro team finance per l'approvazione interna e le verifiche di audit.

• •Ripartizione dei costi per categoria di servizio e per assignee
• •Monitoraggio rispetto all'indennità di relocation prevista dalla vostra policy
• •Documentazione idonea ai flussi di approvazione interni
• •Aggiornamenti periodici sullo stato, così l'HR non lavora mai su cifre superate
• •Un formato coerente tra assignee, unità di business e periodi di tempo

Applicare la vostra policy di relocation in modo coerente tra gli assignee

Molte aziende adottano un'indennità di relocation o una policy a livelli, variabile in base ad anzianità, dimensione della famiglia o durata dell'incarico. Il valore di una policy simile dipende dal fatto che venga applicata allo stesso modo per ogni assignee, cosa difficile da garantire quando persone o fornitori diversi la interpretano caso per caso.

Applichiamo la policy definita dalla vostra organizzazione, lavorando entro l'indennità e l'ambito di servizio stabiliti per ciascun livello. Quando una richiesta esula dall'ambito concordato, la segnaliamo al vostro referente HR affinché prenda una decisione, anziché farlo noi stessi: la vostra policy resta così sotto il vostro controllo, mentre noi ci occupiamo della sua esecuzione quotidiana.

Riservatezza per i casi di relocation sensibili

I dati sui costi di relocation riguardano spesso informazioni sensibili: pacchetti retributivi individuali, situazioni familiari, status migratorio o trasferimenti di dirigenti che l'azienda desidera gestire con discrezione. Il segreto professionale si applica al modo in cui trattiamo queste informazioni e determina come strutturiamo la comunicazione tra assignee, referenti HR e ogni altro stakeholder coinvolto.

Per i trasferimenti di dirigenti in particolare, questo si traduce di norma in una cerchia più ristretta di punti di contatto, un controllo più stretto su chi riceve la reportistica dei costi e un coordinamento deliberatamente discreto.

Come si inserisce in un programma di mobility più ampio

La gestione dei costi di relocation funziona al meglio come parte di un processo coerente, non come richiesta isolata per ogni singolo trasferimento. Il nostro approccio alla reportistica e alla gestione del budget si collega alla stessa esecuzione operativa: ricerca dell'alloggio, immigrazione, scuola e insediamento, così le cifre che vedete riflettono i servizi effettivamente erogati.

Per i team che pianificano in anticipo, una panoramica mensile del costo della vita in Svizzera e una stima indicativa dei costi di relocation sono complementi utili al controllo del budget a livello di policy, in particolare quando si definiscono i livelli di indennità per una nuova popolazione di assignee o per una nuova località in Svizzera.