Relocatierapportage en Budgetbeheer

Waarom budgetrapportage over relocatie belangrijk is voor HR- en mobility-teams

Een relocatieprogramma met meerdere medewerkers die tegelijk verhuizen, is moeilijk te overzien op basis van losse dossieraantekeningen alleen. HR heeft een overkoepelend beeld nodig om vragen van finance en management te kunnen beantwoorden: hoeveel relocaties lopen er, in welke fase bevindt elk dossier zich, en volgen de uitgaven het budget dat voor het programma is afgesproken.

Samengevoegde rapportage draagt ook bij aan consistentie. Wanneer meerdere bedrijfsonderdelen of landen relocatieondersteuning aanvragen, kunt u dankzij een gedeeld rapportageformat dossiers op dezelfde basis vergelijken en patronen herkennen, bijvoorbeeld een kanton of vergunningscategorie die vaak langer duurt of meer kost.

Wat een relocatiebudgetrapport doorgaans bevat

De precieze inhoud van een rapport wordt per klant afgesproken, omdat programma's verschillen in omvang en opzet. In de praktijk vragen de meeste zakelijke klanten om een overzicht per dossier, gecombineerd met een samenvatting op programmaniveau.

• •Status van elk lopend dossier: bereikte fase, volgende stap, en eventuele beslispunten voor HR of de medewerker
• •Geregistreerde kosten per dossier en per dienst (immigratie, huisvesting zoeken, tijdelijke huisvesting, schoolondersteuning, vestigingsbegeleiding, vertrek)
• •Vergelijking van werkelijke uitgaven met het budget dat voor het dossier of programma is afgesproken
• •Doorlooptijden: hoe lang elke fase heeft geduurd ten opzichte van de bij aanvang gecommuniceerde termijn
• •Een samenvattend overzicht van alle open en afgesloten dossiers voor de rapportageperiode

Leveranciersbeheer voor relocatie in Zwitserland

Bij een relocatiedossier in Zwitserland zijn naast de relocatieconsultant doorgaans verschillende externe partijen betrokken: verhuisbedrijven, verhuurkantoren, verzekeringsmakelaars, en soms scholen of aanbieders van tijdelijke huisvesting. Deze partijen per dossier coördineren kost een intern HR-team veel tijd, zeker wanneer het meerdere kantons met elk hun eigen lokale gebruiken betreft.

Als onderdeel van de rapportageopdracht coördineert uw consultant rechtstreeks met de leveranciers die bij elk dossier betrokken zijn, bewaakt deadlines en signaleert elke leverancier die niet aan het verwachte serviceniveau voldoet. Zo heeft HR één centraal aanspreekpunt in plaats van rechtstreeks een netwerk van lokale leveranciers te moeten beheren, terwijl toch duidelijk blijft welke leverancier verantwoordelijk is voor welk onderdeel van een dossier.

Vertrouwelijkheid en accountbeheer

Relocatierapporten bevatten persoonlijke en soms gevoelige informatie over medewerkers en hun gezinnen, dus de toegang is beperkt tot wie het nodig heeft: uw HR-contactpersonen en, binnen My Swiss Relocation, de consultant en accountmanager die aan uw opdracht zijn toegewezen. Als onafhankelijk familiebedrijf behandelen wij deze informatie onder beroepsgeheim en delen wij dossiergegevens niet verder dan nodig is om de dienstverlening te kunnen leveren.

Elke zakelijke opdracht krijgt een vaste accountmanager toegewezen die als hoofdcontactpersoon voor HR optreedt, in plaats van een wisselend team van consultants. Deze persoon kent het beleid van uw bedrijf, het budgetgoedkeuringsproces en uw rapportagevoorkeuren, en kan vragen beantwoorden over het programma als geheel, niet alleen over individuele dossiers.