Relatórios de Relocation e Gestão de Orçamento

Relatórios claros e consolidados sobre processos, custos e fornecedores de relocation, pensados para equipas de RH e mobilidade global.

Quando uma empresa gere mais do que umas quantas relocations por ano, as perguntas de RH e finanças mudam de natureza. Deixa de se tratar apenas da mudança de um colaborador, para passar a ser uma questão de relatórios e orçamento a nível de todo o programa: que processos estão em curso, quanto já foi gasto, onde surgem atrasos e que fornecedores estão envolvidos. Sem um processo estruturado, esta informação tende a ficar dispersa por emails e folhas de cálculo separadas, o que dificulta comparar processos ou prever a despesa.

A My Swiss Relocation trabalha com responsáveis de RH e de mobilidade global para reunir esta informação num formato consistente, definido em conjunto com a sua equipa logo no início do mandato. Cada conta é acompanhada por um consultor dedicado, que coordena os processos e reporta o progresso, os custos e quaisquer questões que exijam uma decisão da vossa parte. O objetivo é que a vossa equipa saiba sempre em que ponto está cada processo, sem ter de andar a pedir atualizações caso a caso.

Por que motivo os relatórios orçamentais de relocation são importantes para as equipas de RH e mobilidade

Um programa de relocation com vários colaboradores a mudar-se em paralelo é difícil de gerir apenas com base em notas individuais de cada processo. O RH precisa de uma visão transversal a todos os processos, para responder a perguntas das finanças e da gestão: quantas relocations estão em curso, em que fase está cada uma e se a despesa está a acompanhar o orçamento definido para o programa.

Os relatórios consolidados também são importantes por uma questão de consistência. Quando várias unidades de negócio ou países solicitam apoio de relocation, um formato de relatório partilhado permite comparar processos na mesma base e identificar padrões, como um determinado cantão ou categoria de autorização que tende a demorar mais tempo ou a custar mais.

O que costuma incluir um relatório orçamental de relocation

O conteúdo exato de um relatório é acordado com cada cliente, uma vez que os programas diferem em dimensão e estrutura. Na prática, a maioria dos clientes corporativos solicita uma visão processo a processo combinada com um resumo ao nível do programa.

Estado de cada processo ativo: fase alcançada, próximo passo e qualquer ponto que exija uma decisão do RH ou do colaborador
Custos registados por processo e por serviço (imigração, procura de alojamento, alojamento temporário, apoio escolar, instalação, saída)
Comparação entre a despesa real e o orçamento acordado para o processo ou para o programa
Prazos: quanto tempo demorou cada fase em relação ao intervalo típico comunicado à partida
Uma visão de conjunto de todos os processos abertos e encerrados no período do relatório

Os relatórios são mais úteis quando são acordados antes de o programa arrancar. Decidir desde cedo quais os números que o RH e as finanças realmente precisam evita relatórios detalhados que, ainda assim, não respondem às perguntas certas.

Gestão de fornecedores na relocation na Suíça

Um processo de relocation na Suíça envolve normalmente vários prestadores externos, além do consultor de relocation: empresas de mudanças, agências de arrendamento, corretores de seguros e, por vezes, escolas ou fornecedores de alojamento temporário. Coordenar estas partes processo a processo consome muito tempo a uma equipa interna de RH, especialmente quando se trabalha em vários cantões com práticas locais diferentes.

No âmbito do mandato de relatórios, o vosso consultor coordena diretamente com os fornecedores envolvidos em cada processo, acompanha prazos e assinala qualquer prestador que não esteja a cumprir o nível de serviço esperado. Isto dá ao RH um único ponto de contacto, em vez de ter de gerir diretamente uma rede de fornecedores locais, mantendo ao mesmo tempo visibilidade sobre qual o fornecedor responsável por cada parte do processo.

Coordenar fornecedores em vários cantões, ao mesmo tempo que se acompanha o orçamento e os prazos, é difícil de sustentar internamente quando um programa cresce para além de alguns processos por ano. A My Swiss Relocation assume esta coordenação e reporta os resultados à vossa equipa no formato de que precisam.

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Confidencialidade e gestão de conta

Os relatórios de relocation contêm informação pessoal e, por vezes, sensível sobre os colaboradores e as suas famílias, pelo que o acesso é limitado às pessoas que dele necessitam: os vossos contactos de RH e, do lado da My Swiss Relocation, o consultor e o gestor de conta atribuídos ao vosso mandato. Enquanto empresa familiar independente, tratamos esta informação sob sigilo profissional e não partilhamos detalhes dos processos além do que é necessário para prestar o serviço.

Cada mandato corporativo tem um gestor de conta dedicado, que atua como principal ponto de contacto para o RH, em vez de um conjunto rotativo de consultores. Esta pessoa conhece a política da vossa empresa, o processo de aprovação orçamental e as preferências de relatório, e consegue responder a perguntas sobre o programa como um todo, e não apenas sobre processos individuais.

Vantagens

Uma visão consistente do programa

Em vez de atualizações separadas por processo, o RH e as finanças recebem relatórios construídos com o mesmo formato em todas as relocations, o que facilita comparações e previsões.

Menos fornecedores a gerir diretamente

O vosso gestor de conta coordena empresas de mudanças, agências de arrendamento e outros prestadores em vosso nome, para que o RH lide com um único contacto, em vez de uma rede de fornecedores locais.

Discussões orçamentais assentes em números reais

Os relatórios baseiam-se nos custos efetivamente registados por processo, o que sustenta conversas realistas com as finanças sobre o orçamento de relocation do ano seguinte.

Continuidade através de um gestor de conta dedicado

Um único gestor de conta acompanha o vosso programa ao longo do tempo, o que significa menos tempo gasto a reexplicar a política e as prioridades da vossa empresa a cada novo processo.

O que está incluído

Um formato de relatório acordado com as vossas equipas de RH e finanças antes de o programa arrancar
Relatórios regulares sobre os processos ativos, com a frequência que escolherem (por exemplo, mensal ou trimestral)
Acompanhamento de custos por processo e por serviço, comparado com o orçamento acordado
Coordenação e acompanhamento junto dos fornecedores externos envolvidos em cada processo
Um gestor de conta dedicado como ponto de contacto único para o vosso programa
Tratamento confidencial dos dados dos colaboradores e dos processos, limitado a contactos autorizados

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Perguntas frequentes

Com que frequência recebemos relatórios de relocation?

A frequência é acordada com a vossa equipa no início do mandato, tipicamente mensal ou trimestral, consoante o número de processos ativos. Podemos também fornecer uma atualização a pedido, quando o RH ou as finanças precisam de um ponto de situação fora do ciclo habitual.

Os relatórios podem ser adaptados às nossas categorias orçamentais internas?

Sim. Trabalhamos com a vossa equipa de finanças para estruturar os relatórios de custos em torno das categorias que já utilizam internamente, para que os números possam ser integrados no vosso próprio acompanhamento orçamental sem trabalho adicional do vosso lado.

Quem tem acesso aos dados de relocation dos nossos colaboradores?

O acesso está limitado aos vossos contactos de RH autorizados e, do nosso lado, ao consultor e ao gestor de conta atribuídos ao vosso mandato. Tratamos toda a informação dos processos sob sigilo profissional e não a partilhamos além do que é necessário para prestar o serviço.

Gerem os fornecedores envolvidos em cada relocation, ou apenas reportam sobre eles?

As duas coisas. O vosso gestor de conta coordena diretamente com as empresas de mudanças, agências de arrendamento e outros prestadores envolvidos num processo, acompanha os prazos e inclui o respetivo desempenho nos relatórios que vos enviamos.

Os relatórios estão disponíveis em todos os cantões para onde relocamos colaboradores?

Sim, os relatórios cobrem processos em todos os cantões onde operamos, para que tenham uma visão consistente do programa mesmo quando os colaboradores se mudam para diferentes regiões da Suíça.

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