Перейти к основному содержанию
Отчётность по релокации и управление бюджетом

Отчётность по релокации и управление бюджетом

Понятная сводная отчётность по делам, расходам и поставщикам релокации — специально для HR и global mobility команд.

Когда компания организует больше нескольких релокаций в год, вопросы со стороны HR и финансового отдела меняются. Речь идёт уже не о переезде одного сотрудника, а об отчётности и бюджете по программе в целом: какие дела открыты, что уже потрачено, где возникают задержки и какие поставщики задействованы. Без структурированного процесса эта информация обычно рассеяна по отдельным письмам и таблицам, из-за чего сложно сравнивать дела между собой и прогнозировать расходы.

My Swiss Relocation работает с HR и global mobility менеджерами, чтобы свести эту информацию в единый формат, согласованный с вашей командой ещё в начале сотрудничества. Каждый аккаунт ведёт выделенный консультант, который координирует дела и отчитывается о ходе работы, затратах и любых вопросах, требующих вашего решения. Цель — чтобы ваша команда всегда знала статус каждого дела, не тратя время на то, чтобы выяснять его отдельно по каждому случаю.

Почему отчётность по бюджету релокации важна для HR и mobility-команд

Программой релокации, в рамках которой одновременно переезжает несколько сотрудников, сложно управлять, опираясь только на заметки по отдельным делам. HR нужен обзор по всем делам сразу, чтобы отвечать на вопросы финансового отдела и руководства: сколько релокаций в процессе, на каком этапе находится каждая и соответствуют ли расходы бюджету, согласованному для программы.

Сводная отчётность важна и для единообразия. Когда поддержка по релокации нужна нескольким бизнес-подразделениям или странам, общий формат отчётности позволяет сравнивать дела на одной и той же основе и замечать закономерности — например, что определённый кантон или категория разрешения обычно требует больше времени или затрат.

Что обычно входит в отчёт по бюджету релокации

Точное содержание отчёта согласовывается с каждым клиентом отдельно, поскольку программы различаются по масштабу и структуре. На практике большинство корпоративных клиентов запрашивают детализацию по каждому делу в сочетании со сводкой по программе в целом.

  • Статус каждого активного дела: достигнутый этап, следующий шаг и любые моменты, требующие решения от HR или сотрудника
  • Расходы, зафиксированные по каждому делу и по каждой услуге (иммиграция, поиск жилья, временное проживание, поддержка со школой, обустройство, отъезд)
  • Сравнение фактических расходов с бюджетом, согласованным по делу или по программе
  • Сроки: сколько времени занял каждый этап по сравнению с типичным диапазоном, озвученным изначально
  • Сводный обзор по всем открытым и закрытым делам за отчётный период
Отчётность приносит наибольшую пользу, когда её формат согласован ещё до старта программы. Заранее определив, какие именно показатели действительно нужны HR и финансовому отделу, вы избежите ситуации, когда отчёт детален, но не отвечает на нужные вопросы.

Управление поставщиками при релокации в Швейцарии

Дело о релокации в Швейцарии, как правило, включает несколько внешних поставщиков помимо консультанта по релокации: транспортные компании, агентства по аренде жилья, страховых брокеров, а иногда — школы или поставщиков временного жилья. Координировать этих участников по каждому делу отдельно — задача, отнимающая много времени у внутренней HR-команды, особенно если речь идёт о нескольких кантонах с разными местными практиками.

В рамках отчётного мандата ваш консультант напрямую координирует поставщиков, задействованных в каждом деле, следит за соблюдением сроков и отмечает любого поставщика, чей уровень сервиса не соответствует ожидаемому. Благодаря этому у HR остаётся единая точка контакта вместо необходимости напрямую управлять сетью местных поставщиков — при этом полностью сохраняется прозрачность в том, кто из поставщиков отвечает за какую часть дела.

Координировать поставщиков в разных кантонах, одновременно отслеживая бюджет и сроки, становится сложно поддерживать своими силами, как только программа вырастает за пределы нескольких дел в год. My Swiss Relocation берёт эту координацию на себя и отчитывается перед вашей командой в удобном для вас формате.

Запросить предварительную оценку

Конфиденциальность и ведение аккаунта

Отчёты по релокации содержат личные, а иногда и чувствительные данные о сотрудниках и их семьях, поэтому доступ к ним ограничен теми, кому он действительно нужен: вашими HR-контактами и, со стороны My Swiss Relocation, консультантом и менеджером аккаунта, назначенными на ваш проект. Будучи независимой семейной компанией, мы относимся к этой информации в соответствии с профессиональной тайной и не раскрываем детали дел сверх того, что необходимо для оказания услуги.

За каждым корпоративным мандатом закрепляется выделенный менеджер аккаунта, который выступает основной точкой контакта для HR, а не сменяющийся набор консультантов. Этот человек знаком с политикой вашей компании, процессом согласования бюджета и вашими предпочтениями по отчётности и может отвечать на вопросы по программе в целом, а не только по отдельным делам.

Преимущества

Единый согласованный обзор программы

Вместо разрозненных обновлений по каждому делу HR и финансовый отдел получают отчётность, построенную по единому формату для всех релокаций, что упрощает сравнение и прогнозирование.

Меньше поставщиков в прямом управлении

Ваш менеджер аккаунта координирует транспортные компании, агентства по аренде и других поставщиков от вашего имени, поэтому HR взаимодействует с одним контактом, а не с сетью местных поставщиков.

Обсуждение бюджета на основе реальных цифр

Отчётность строится на фактически зафиксированных расходах по каждому делу, что позволяет вести с финансовым отделом реалистичный разговор о бюджете релокации на следующий год.

Преемственность благодаря выделенному менеджеру аккаунта

Один и тот же менеджер аккаунта сопровождает вашу программу на протяжении времени, а значит, меньше времени уходит на повторное объяснение политики и приоритетов компании по каждому новому делу.

Что включено

  • Формат отчётности, согласованный с вашими HR- и финансовыми командами до начала программы
  • Регулярная отчётность по активным делам с выбранной вами периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально)
  • Учёт расходов по каждому делу и по каждой услуге в сравнении с согласованным бюджетом
  • Координация и контроль сроков с внешними поставщиками, задействованными в каждом деле
  • Выделенный менеджер аккаунта как единая точка контакта для вашей программы
  • Конфиденциальная обработка данных сотрудников и дел, доступная только уполномоченным контактам

Также рекомендуем прочитать

Услуга Корпоративная релокация и глобальная мобильность в Швейцарии Услуга Управление расходами на релокацию Услуга Политика релокации в Швейцарии Услуга SLA на релокацию и персональное сопровождение

Часто задаваемые вопросы

Как часто мы получаем отчётность по релокации?
Периодичность согласовывается с вашей командой в начале сотрудничества — как правило, ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от числа активных дел. Мы также можем предоставить обновление по запросу, если HR или финансовому отделу нужно проверить статус вне регулярного цикла.
Можно ли адаптировать отчётность под наши внутренние бюджетные категории?
Да. Мы работаем с вашим финансовым отделом, чтобы выстроить структуру отчётности по расходам вокруг категорий, которые вы уже используете внутри компании, — так цифры можно включить в ваш собственный учёт бюджета без лишней доработки с вашей стороны.
Кто имеет доступ к данным о релокации наших сотрудников?
Доступ ограничен вашими уполномоченными HR-контактами и, с нашей стороны, консультантом и менеджером аккаунта, назначенными на ваш мандат. Мы обрабатываем всю информацию по делам в соответствии с профессиональной тайной и не раскрываем её сверх того, что необходимо для оказания услуги.
Вы управляете поставщиками, задействованными в каждой релокации, или только отчитываетесь по ним?
И то, и другое. Ваш менеджер аккаунта напрямую координирует транспортные компании, агентства по аренде и других поставщиков, задействованных в деле, следит за соблюдением сроков и включает оценку их работы в отчётность, которую мы вам направляем.
Доступна ли отчётность по всем кантонам, где мы релоцируем сотрудников?
Да, отчётность охватывает дела во всех кантонах, где мы работаем, поэтому вы получаете единый согласованный обзор программы, даже если сотрудники переезжают в разные регионы Швейцарии.

Готовы сделать следующий шаг?

Обсудите Вашу ситуацию с консультантом — без каких-либо обязательств.

Запросить предварительную оценку Узнать больше о наших услугах по релокации