Relocation-Reporting und Budgetmanagement

Warum Budget-Reporting für HR- und Mobility-Teams wichtig ist

Ein Relocation-Programm mit mehreren parallel laufenden Umzügen lässt sich anhand einzelner Fallnotizen kaum überblicken. HR braucht eine fallübergreifende Sicht, um Fragen von Finance und Geschäftsleitung zu beantworten: Wie viele Relocations laufen gerade, in welcher Phase befindet sich jeder Fall, und bewegen sich die Ausgaben im Rahmen des für das Programm vereinbarten Budgets?

Konsolidiertes Reporting sorgt zudem für Konsistenz. Wenn mehrere Geschäftseinheiten oder Länder Relocation-Unterstützung anfragen, ermöglicht ein einheitliches Reporting-Format den Vergleich auf derselben Grundlage und macht Muster sichtbar – etwa einen bestimmten Kanton oder eine Bewilligungskategorie, die tendenziell länger dauert oder mehr kostet.

Was ein Relocation-Budgetbericht typischerweise umfasst

Der genaue Inhalt eines Berichts wird mit jedem Kunden individuell abgestimmt, da sich die Programme in Grösse und Struktur unterscheiden. In der Praxis wünschen sich die meisten Unternehmenskunden eine Sicht auf Fallebene kombiniert mit einer Zusammenfassung auf Programmebene.

• •Status jedes aktiven Falls: erreichte Phase, nächster Schritt und allfällige Punkte, die eine Entscheidung von HR oder der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter erfordern
• •Erfasste Kosten pro Fall und pro Leistung (Einwanderung, Wohnungssuche, temporäre Unterkunft, Schulbetreuung, Einrichtung & Behördengänge, Abreise)
• •Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit dem für den Fall oder das Programm vereinbarten Budget
• •Zeitpläne: wie lange jede Phase im Vergleich zur zu Beginn kommunizierten typischen Dauer in Anspruch genommen hat
• •Zusammenfassende Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Fälle im Berichtszeitraum

Koordination von Dienstleistern bei Relocations in der Schweiz

Ein Relocation-Fall in der Schweiz umfasst neben der Relocation-Beraterin bzw. dem Relocation-Berater in der Regel mehrere externe Anbieter: Umzugsfirmen, Hausverwaltungen, Versicherungsmakler und teils auch Schulen oder Anbieter temporärer Unterkünfte. Diese Parteien fallweise zu koordinieren, ist für ein internes HR-Team zeitaufwändig – besonders über mehrere Kantone mit unterschiedlichen lokalen Gepflogenheiten hinweg.

Im Rahmen des Reporting-Mandats koordiniert Ihre Beraterin bzw. Ihr Berater direkt mit den an jedem Fall beteiligten Dienstleistern, verfolgt Fristen nach und meldet, wenn ein Anbieter die erwartete Servicequalität nicht erfüllt. So erhält HR eine einzige Ansprechperson, statt ein Netzwerk lokaler Anbieter selbst zu steuern, behält dabei aber den Überblick, welcher Anbieter für welchen Teil eines Falls verantwortlich ist.

Vertraulichkeit und Account Management

Relocation-Berichte enthalten persönliche und teils sensible Informationen zu Mitarbeitenden und deren Familien. Der Zugriff ist daher auf die Personen beschränkt, die ihn tatsächlich benötigen: Ihre HR-Kontakte sowie, auf unserer Seite, die für Ihr Mandat zuständige Beraterin bzw. der zuständige Berater und die Account-Managerin bzw. der Account-Manager. Als unabhängiges Familienunternehmen behandeln wir diese Informationen unter Berücksichtigung der beruflichen Schweigepflicht und geben Fallinformationen nur insoweit weiter, wie es für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist.

Jedem Unternehmensmandat wird eine feste Account-Managerin bzw. ein fester Account-Manager als zentrale Ansprechperson für HR zugeteilt, statt eines wechselnden Teams von Beraterinnen und Beratern. Diese Person kennt die Unternehmensrichtlinien, den Budgetfreigabeprozess und die Reporting-Präferenzen Ihres Unternehmens und kann Fragen zum Programm als Ganzes beantworten, nicht nur zu einzelnen Fällen.