Relocation-SLA und dediziertes Account Management

Eine klare Service-Level-Vereinbarung und eine verantwortliche Ansprechperson für HR- und Global-Mobility-Teams, die Umzüge in die Schweiz koordinieren.

Sobald ein Unternehmen mehr als eine Handvoll Mitarbeitende pro Jahr verlegt, stösst punktuelle Relocation-Unterstützung an ihre Grenzen. HR- und Global-Mobility-Verantwortliche brauchen verlässliche Reaktionszeiten, eine namentlich benannte Ansprechperson und ein Reporting, das sie gegenüber der Geschäftsleitung vorlegen können. Ein Relocation-SLA hält diese Erwartungen schriftlich fest, bevor das erste Mandat startet, statt sie von Fall zu Fall neu auszuhandeln.

Bei My Swiss Relocation arbeiten Firmenkunden mit einer festen Ansprechperson im Account Management, die jedes Mandat über Wohnungssuche, Einwanderung, Schulwahl und Einrichtung hinweg koordiniert und als einzige Kontaktstelle für Eskalationen dient. Diese Seite erklärt, was eine Relocation-Service-Level-Vereinbarung abdecken sollte, wie das Account Management in der Praxis funktioniert und was Sie einen Anbieter vor Unterzeichnung eines Firmenvertrags fragen sollten.

Was ein Relocation-SLA festlegen sollte

Ein Relocation-SLA ist kein Marketingversprechen, sondern ein Arbeitsdokument, das Reaktionszeiten, Leistungsumfang, Eskalationswege und Reporting-Formate festhält – vereinbart, bevor Mandate beginnen, damit beide Seiten wissen, woran sie sind.

Bei einem auf die Schweiz ausgerichteten SLA gehören dazu üblicherweise die Bestätigungsfristen für neue Zuweisungen, die Zeitspanne bis zum ersten Kontakt mit der umziehenden Person, die standardmässig enthaltenen Leistungen im Unterschied zu separat verrechneten Leistungen sowie der Rhythmus der Status-Updates an HR.

Frist zur Bestätigung einer neuen Zuweisung und Zuteilung einer Beraterin bzw. eines Beraters
Frist bis zum ersten Kontakt mit der Mitarbeiterin, dem Mitarbeiter oder der Familie
Leistungsumfang: welche Leistungen je Mandatsstufe enthalten sind
Eskalationsweg und benannte Ansprechpersonen auf beiden Seiten
Format und Häufigkeit des Reportings für HR und Finanzabteilung
Vertraulichkeits- und Datenschutzbestimmungen

Die Rolle einer dedizierten Ansprechperson im Account Management

Ein dediziertes Account Management bei Relocation bedeutet, dass eine Person auf unserer Seite die Firmenpolicy, den Freigabeprozess und die Vorgeschichte bisheriger Mandate kennt, statt dass jeder neue Fall bei null beginnt.

Die Ansprechperson im Account Management ersetzt nicht die Relocation-Beraterin bzw. den -Berater, die bzw. der direkt mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter arbeitet. Ihre Rolle ist die Aufsicht: sicherstellen, dass jedes Mandat der firmeneigenen Relocation-Policy folgt, Probleme frühzeitig melden und HR eine einzige Nummer geben, statt mehrere Beraterinnen und Berater über verschiedene Kantone hinweg zu kontaktieren.

Eine Ansprechperson für Grundsatzfragen, Eskalationen und Reporting
Kontinuität über mehrere Mandate hinweg, damit kein Kontext zwischen Fällen verloren geht
Koordination zwischen Standorten, wenn Umzüge Genf, Lausanne, Zürich und weitere Kantone betreffen
Eine einzige verantwortliche Stelle, falls ein Mandat in Verzug gerät

Reporting und Transparenz für HR-Teams

Global-Mobility-Teams müssen zunehmend Relocation-Ausgaben rechtfertigen und belegen, dass Mandate planmässig voranschreiten. Ein regelmässiges Reporting im Rahmen eines Relocation-SLA liefert HR dafür eine belastbare Grundlage, statt sich auf informelle Rückmeldungen zu verlassen.

Das Reporting umfasst in der Regel laufende Mandate, erreichte Meilensteine (Ankunft, Bewilligungsantrag eingereicht, Wohnung gesichert, Schulanmeldung bestätigt) sowie offene Punkte, bei denen HR gefragt ist, etwa ein fehlendes Dokument oder ein verzögerter Entscheid einer Behörde.

Typische Reporting-Elemente eines Firmenkunden-Relocation-SLA
Element	Zweck
Mandatsstatus pro Mitarbeiter:in	Fortschritt entlang des Zeitplans des Mandats verfolgen
Meilenstein-Übersicht	Wichtige Schritte bestätigen: Ankunft, Bewilligungsantrag, Wohnung, Schule
Offene Punkte und Hindernisse	Alles kennzeichnen, was HR- oder Mitarbeiterhandeln erfordert
Zusammenfassung der genutzten Leistungen	Budgetüberprüfung und Policy-Entscheide unterstützen

Vertraulichkeit bei Firmenkunden-Mandaten

Relocation-Dossiers enthalten persönliche und teils sensible Informationen: Gehaltsbänder, familiäre Verhältnisse, Aufenthaltsstatus, Wahl der Krankenversicherung. Ein Firmenkunden-SLA sollte klar festlegen, wie diese Daten behandelt werden, wer innerhalb Ihres Unternehmens welchen Detaillierungsgrad erhält und wie lange Unterlagen aufbewahrt werden.

Für jedes von uns betreute Mandat gilt Berufsgeheimnis, und das Reporting an HR ist so aufgebaut, dass operative Transparenz keine Informationen preisgibt, deren Weitergabe die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nicht über das für die Relocation Notwendige hinaus zugestimmt hat.

Verlangen Sie von jedem Relocation-Anbieter, Vertraulichkeitszusagen schriftlich im SLA festzuhalten, nicht nur mündlich zuzusichern.

Account Management über mehrere Kantone hinweg skalieren

Ein Unternehmen, das gleichzeitig Mitarbeitende nach Genf, Zürich und Zug verlegt, sieht sich drei unterschiedlichen kantonalen Verwaltungen, drei Wohnungsmärkten und je nach Nationalität und Bewilligungsart oft drei unterschiedlichen Einwanderungsverfahren gegenüber. Ohne Koordination wird jeder Umzug isoliert bearbeitet, und HR wird faktisch zur Projektleitung.

Eine dedizierte Ansprechperson im Account Management, die über unsere Standorte in Genf, Lausanne und Zürich hinweg arbeitet und auch in Kantonen wie Zug, Luzern und St. Gallen aktiv ist, behält den Überblick über jedes Mandat unabhängig vom Zielkanton, sodass HR ein einziges konsistentes Reporting erhält statt mehrerer voneinander losgelöster Updates.

My Swiss Relocation begleitet Firmenkunden mit einer dedizierten Ansprechperson im Account Management, strukturiertem SLA-Reporting und Beraterinnen und Beratern in 26 Kantonen, damit Ihr Global-Mobility-Team den Überblick behält, ohne jeden Fall selbst zu steuern.

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Was Sie vor Unterzeichnung eines Firmenkunden-Relocation-Vertrags fragen sollten

Nicht jeder Relocation-Anbieter organisiert seine Leistungen gleich. Bevor Sie einen Firmenvertrag eingehen, lohnt es sich, genau zu klären, wie Account Management und Reporting in der Praxis funktionieren, statt sich auf mündlich Besprochenes zu verlassen.

Wer ist die namentlich benannte Ansprechperson im Account Management, und wie ist sie erreichbar?
Welche Reaktionszeiten sind schriftlich zugesichert?
Was ist im Standardmandat enthalten, und was wird als Zusatzleistung verrechnet?
Wie und wie oft wird HR über den Fortschritt informiert?
Was passiert, wenn eine Beraterin oder ein Berater nicht verfügbar ist oder ein Mandat ins Stocken gerät?
Wie werden vertrauliche Mitarbeiterdaten behandelt und wie lange werden sie aufbewahrt?

Vorteile

Verlässliche Leistungsniveaus

Reaktionszeiten und Leistungsumfang werden im Voraus vereinbart, damit HR nicht von Fall zu Fall neu verhandeln muss.

Eine verantwortliche Ansprechperson

Eine dedizierte Ansprechperson im Account Management gibt Ihrem Team eine einzige Kontaktstelle, die Ihre Policy und die Vorgeschichte der Mandate kennt.

Reporting, mit dem Sie arbeiten können

Strukturierte Updates zu Meilensteinen und Hindernissen unterstützen Budgetgespräche und das interne Reporting an die Geschäftsleitung.

Konsistenz über Kantonsgrenzen hinweg

Koordinierte Aufsicht über Genf, Lausanne, Zürich und weitere Kantone bedeutet einen einheitlichen Überblick über den Fortschritt, unabhängig vom Zielort.

Was ist inbegriffen

Eine namentlich benannte, feste Ansprechperson im Account Management für Ihr Unternehmen
Vereinbarte Reaktionszeiten für neue Zuweisungen und Eskalationen
Strukturiertes Reporting zu laufenden Mandaten und Meilensteinen
Koordination zwischen Standorten und Kantonen bei Umzügen an mehrere Orte
Vertraulichkeitsbestimmungen für Mitarbeiterdaten
Ein einziger Eskalationsweg für HR, wenn ein Fall Aufmerksamkeit braucht

Schritte und Fristen

Erstes Klärungsgespräch

Wir prüfen Ihr Relocation-Volumen, die Zielkantone und aktuelle Schwachstellen, um vor der Vertragsgestaltung die passenden Leistungsstufen festzulegen.

SLA und Reporting-Format vereinbart

Reaktionszeiten, Leistungsumfang, Eskalationskontakte und die Reporting-Vorlage werden schriftlich festgehalten und von beiden Seiten geprüft.

Ansprechperson im Account Management benannt

Eine dedizierte Ansprechperson wird als Ihre feste Kontaktstelle für Grundsatzfragen und Aufsicht bestimmt.

Mandate laufen gemäss den vereinbarten Bedingungen

Jede Relocation wird anhand des SLA verfolgt, mit regelmässigem Reporting und einem Eskalationsweg, falls ein Fall Aufmerksamkeit braucht.

Regelmässige Überprüfung

Reporting-Daten und Leistungsniveaus werden gemeinsam überprüft, damit die Bedingungen angepasst werden können, wenn sich Ihr Relocation-Volumen ändert.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Relocation-SLA?

Ein Relocation-SLA ist eine schriftliche Vereinbarung, die Reaktionszeiten, Leistungsumfang, Eskalationskontakte und Reporting-Anforderungen zwischen einem Unternehmen und seinem Relocation-Anbieter festhält. Sie ersetzt informelle Erwartungen durch Bedingungen, auf die sich beide Seiten berufen können, und wird in der Regel vor dem ersten Mitarbeitermandat aufgesetzt.

Brauchen wir eine dedizierte Ansprechperson im Account Management, wenn wir nur wenige Mitarbeitende pro Jahr verlegen?

Bei geringem Volumen genügt oft eine schlankere Lösung mit einer einzigen Hauptansprechperson anstelle einer vollständigen Account-Management-Struktur. Steigt das Volumen, oder betreffen Umzüge mehrere Kantone, wird eine dedizierte Ansprechperson zunehmend nützlich, um den Überblick über alle Fälle konsistent zu halten.

Welches Reporting kann HR unter einem Firmenkunden-Relocation-Vertrag erwarten?

Das Reporting umfasst in der Regel den Status jedes laufenden Mandats, wichtige Meilensteine wie Ankunft, Bewilligungsantrag, Wohnungssuche und Schulanmeldung sowie offene Punkte, bei denen HR oder die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter gefragt sind. Genaues Format und Häufigkeit werden im SLA vereinbart.

Wie werden vertrauliche Mitarbeiterdaten behandelt?

Relocation-Dossiers können sensible persönliche Informationen enthalten, weshalb Vertraulichkeitsbestimmungen Teil der schriftlichen Vereinbarung sein sollten. Diese regeln, wer innerhalb Ihres Unternehmens welchen Detaillierungsgrad einsehen kann, wie Daten gespeichert werden und wie lange Unterlagen nach Abschluss eines Mandats aufbewahrt werden.

Kann eine Ansprechperson im Account Management Mitarbeitende betreuen, die in verschiedene Kantone ziehen?

Ja. Eine dedizierte Ansprechperson kann Mandate in mehreren Kantonen gleichzeitig überblicken, sich mit den lokalen Beraterinnen und Beratern vor Ort abstimmen und HR dabei ein einziges konsistentes Reporting liefern statt separater Updates pro Zielort.

Bereit für den nächsten Schritt?

Sprechen Sie unverbindlich mit einer Beraterin oder einem Berater über Ihre Situation.

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