SLA di relocation e account management dedicato
Un accordo sui livelli di servizio chiaro e un referente unico e responsabile, per i team HR e global mobility che gestiscono trasferimenti in Svizzera.
Quando un'azienda trasferisce più di qualche dipendente all'anno, il supporto alla relocation gestito caso per caso smette di funzionare. I responsabili HR e global mobility hanno bisogno di tempi di risposta prevedibili, di un referente nominato e di una reportistica da presentare alla direzione. Un SLA di relocation mette per iscritto queste aspettative prima dell'avvio del primo incarico, invece di scoprirle strada facendo.
Presso My Swiss Relocation, i clienti corporate lavorano con un account manager dedicato che coordina ogni mandato su alloggio, immigrazione, scuola e insediamento, e che rappresenta il referente unico per le escalation. Questa pagina spiega cosa dovrebbe prevedere un accordo sui livelli di servizio per la relocation, come funziona in pratica l'account management e cosa chiedere a un provider prima di firmare un accordo corporate.
Cosa deve definire un SLA di relocation
Un accordo sui livelli di servizio per la relocation non è una promessa di marketing. È un documento operativo che stabilisce tempi di risposta, ambito dei servizi, percorsi di escalation e formati di reportistica, concordati prima dell'avvio dei mandati, così che entrambe le parti sappiano cosa aspettarsi.
Per un SLA focalizzato sulla Svizzera, questo include tipicamente i tempi di presa in carico di nuove segnalazioni, le tempistiche per il primo contatto con il dipendente in trasferimento, i servizi inclusi come standard rispetto a quelli fatturati separatamente e la cadenza degli aggiornamenti di stato all'HR.
- Tempo per la presa in carico di una nuova segnalazione e l'assegnazione di un consulente
- Tempo per il primo contatto con il dipendente o la famiglia
- Perimetro: quali servizi sono inclusi per ciascun livello di incarico
- Percorso di escalation e referenti nominati da entrambe le parti
- Formato e frequenza della reportistica per HR e finance
- Termini di riservatezza e trattamento dei dati
Il ruolo di un account manager dedicato
Un modello di account manager dedicato per la relocation significa che, dalla nostra parte, una sola persona conosce la policy della vostra azienda, il vostro processo di approvazione e lo storico degli incarichi precedenti, invece di ripartire da zero a ogni nuovo caso.
L'account manager non sostituisce il consulente di relocation che segue direttamente il dipendente. Il suo ruolo è di supervisione: verificare che ogni mandato segua la policy di relocation della vostra azienda, segnalare tempestivamente eventuali criticità e offrire all'HR un unico interlocutore invece di dover contattare più consulenti sparsi tra i cantoni.
- Un unico referente per questioni di policy, escalation e reportistica
- Continuità tra gli incarichi, così il contesto non va perso da un caso all'altro
- Coordinamento tra le sedi quando i trasferimenti coinvolgono Ginevra, Losanna, Zurigo e altri cantoni
- Un unico punto di responsabilità se un mandato accumula ritardo
Reportistica e visibilità per i team HR
Ai team global mobility viene chiesto sempre più spesso di giustificare la spesa per la relocation e di dimostrare che gli incarichi procedono secondo i tempi previsti. Una reportistica regolare nell'ambito di un SLA di relocation offre all'HR una base fattuale per questo confronto, invece di affidarsi ad aggiornamenti informali.
La reportistica copre tipicamente i mandati attivi, le tappe raggiunte (arrivo, presentazione della domanda di permesso, alloggio trovato, iscrizione scolastica confermata) ed eventuali blocchi che richiedono l'intervento dell'HR, come un documento mancante o una decisione in ritardo da parte di un'autorità.
| Elemento | Finalità |
|---|---|
| Stato del mandato per dipendente | Monitorare l'avanzamento rispetto alla tempistica dell'incarico |
| Registro delle tappe | Confermare i passaggi chiave: arrivo, permesso presentato, alloggio, scuola |
| Problemi aperti e blocchi | Segnalare quanto richiede l'azione dell'HR o del dipendente |
| Riepilogo dell'utilizzo dei servizi | Supportare la revisione del budget e le decisioni di policy |
Riservatezza negli incarichi di relocation corporate
I fascicoli di relocation contengono informazioni personali e talvolta sensibili: fasce salariali, situazione familiare, status migratorio, scelte di copertura sanitaria. Un SLA corporate dovrebbe stabilire chiaramente come vengono trattati questi dati, quale livello di dettaglio riceve ciascuna figura all'interno della vostra organizzazione e per quanto tempo vengono conservati i documenti.
Il segreto professionale si applica a ogni mandato che gestiamo, e la reportistica verso l'HR è strutturata in modo che la visibilità operativa non richieda di condividere informazioni che il dipendente non ha acconsentito a divulgare oltre quanto strettamente necessario alla relocation stessa.
Ampliare l'account management su più cantoni
Un'azienda che trasferisce dipendenti a Ginevra, Zurigo e Zugo nello stesso periodo si trova ad affrontare tre amministrazioni cantonali diverse, tre mercati immobiliari e, spesso, tre procedure di immigrazione diverse a seconda della nazionalità e del tipo di permesso. Senza coordinamento, ogni trasferimento viene gestito in modo isolato e l'HR finisce per fare da project manager di fatto.
Un account manager dedicato che opera attraverso le nostre sedi di Ginevra, Losanna e Zurigo, e attivo in cantoni tra cui Zugo, Lucerna e San Gallo, mantiene una visione unica di ogni incarico indipendentemente dal cantone di destinazione, così l'HR riceve un unico report coerente invece di più aggiornamenti scollegati tra loro.
My Swiss Relocation affianca i clienti corporate con un account manager dedicato, una reportistica SLA strutturata e consulenti presenti in 26 cantoni, così il vostro team global mobility mantiene la supervisione senza dover gestire ogni caso direttamente.
Richiedere una pre-valutazioneCosa chiedere prima di firmare un accordo di relocation corporate
Non tutti i provider di relocation strutturano il proprio servizio allo stesso modo. Prima di impegnarsi in un accordo corporate, vale la pena verificare con precisione come funzioneranno in pratica l'account management e la reportistica, invece di dare per scontato che corrispondano a quanto discusso verbalmente.
- Chi è l'account manager nominato e qual è la sua disponibilità?
- Quali sono i tempi di risposta concordati, messi per iscritto?
- Cosa è incluso nel mandato standard e cosa viene fatturato come opzione aggiuntiva?
- Come e con quale frequenza viene riportato l'avanzamento all'HR?
- Cosa succede se un consulente non è disponibile o un mandato si blocca?
- Come vengono trattati i dati riservati del dipendente e per quanto tempo vengono conservati?
Vantaggi
Livelli di servizio prevedibili
Tempi di risposta e perimetro sono concordati in anticipo, così l'HR non deve negoziare le aspettative caso per caso.
Un unico referente responsabile
Un account manager dedicato offre al vostro team un unico punto di contatto che conosce la vostra policy e lo storico degli incarichi.
Una reportistica su cui agire
Aggiornamenti strutturati su tappe e blocchi supportano le discussioni di budget e la reportistica interna verso la direzione.
Coerenza tra i cantoni
Una supervisione coordinata tra Ginevra, Losanna, Zurigo e altri cantoni garantisce una visione unica dell'avanzamento, indipendentemente dalla destinazione.
Cosa è incluso
- Un account manager dedicato e nominato per la vostra azienda
- Tempi di risposta concordati per nuove segnalazioni ed escalation
- Reportistica strutturata su mandati attivi e tappe raggiunte
- Coordinamento tra sedi e cantoni per i trasferimenti multi-destinazione
- Termini di riservatezza a copertura dei dati dei dipendenti
- Un unico percorso di escalation per l'HR quando un caso richiede attenzione
Fasi e tempistiche
Chiamata iniziale di inquadramento
Analizziamo i vostri volumi di relocation, i cantoni di destinazione e le criticità attuali per definire i livelli di servizio corretti prima di redigere i termini contrattuali.
SLA e formato di reportistica concordati
Tempi di risposta, perimetro, referenti per l'escalation e modello di reportistica vengono messi per iscritto e verificati da entrambe le parti.
Account manager assegnato
Un account manager dedicato viene nominato come vostro referente stabile per le questioni di policy e la supervisione.
I mandati procedono secondo i termini concordati
Ogni relocation viene monitorata rispetto all'SLA, con reportistica regolare e un percorso di escalation se un caso richiede attenzione.
Revisione periodica
I dati della reportistica e i livelli di servizio vengono rivisti insieme, così i termini possono essere adeguati al variare dei vostri volumi di relocation.
Da leggere anche
Domande frequenti
Cos'è un SLA di relocation?
Serve un account manager dedicato se trasferiamo solo pochi dipendenti all'anno?
Che tipo di reportistica può aspettarsi l'HR in un accordo di relocation corporate?
Come vengono trattate le informazioni riservate dei dipendenti?
Un solo account manager può seguire dipendenti che si trasferiscono in cantoni diversi?
Pronti a fare il passo successivo?
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