Оформление легитимационной карты в Швейцарии

Кому нужна легитимационная карта

Легитимационная карта выдаётся сотрудникам межправительственных и международных организаций, штаб-квартиры или представительства которых находятся в Швейцарии, сотрудникам постоянных представительств и дипломатических миссий, а в некоторых случаях — сотрудникам определённых неправительственных организаций, признанных принимающим государством. Карта оформляется на самого сотрудника и, при необходимости, распространяется на сопровождающего супруга или партнёра и детей на иждивении.

Не каждый иностранный сотрудник организации, базирующейся в Женеве, Берне или другом городе Швейцарии, автоматически получает право на карту. Это зависит от характера организации-работодателя, занимаемой должности и условий соглашения о штаб-квартире (или соглашения о приёме) между этой организацией и Швейцарской Конфедерацией. На вспомогательный персонал, местных сотрудников и консультантов, нанятых на короткий срок, эти правила распространяются не всегда так же, как на сотрудников, набранных на международной основе, — поэтому мы рассматриваем каждый случай индивидуально, прежде чем приступать к оформлению.

Что даёт легитимационная карта

Эта карта одновременно является удостоверением личности и подтверждением статуса. В ней указана ваша принадлежность к организации-работодателю или представительству, и на срок вашей командировки она заменяет обычный вид на жительство. В зависимости от категории, присвоенной вашей должности, карта может давать определённый объём привилегий и иммунитетов — их устанавливает соглашение о штаб-квартире организации, а не сам обладатель карты.

Для сопровождающих членов семьи карта также может определять доступ к швейцарскому рынку труда. Разрешено ли супругу или партнёру работать, зависит от категории карты, которой обладает сотрудник, и от взаимных договорённостей между Швейцарией и страной гражданства члена семьи. Этот момент часто понимают неверно, и его стоит прояснить до того, как супруг примет предложение о работе или откроет бизнес в Швейцарии.

Как проходит процесс оформления

Процесс начинается не с вас лично, а с вашего работодателя — отдела кадров организации или протокольной службы. Организация уведомляет Федеральный департамент иностранных дел (или соответствующий кантональный орган, если организация находится за пределами Женевы) о вашем прибытии и должности и запрашивает от вашего имени нужную категорию легитимационной карты.

После регистрации запроса вам и сопровождающим членам семьи потребуется предоставить документы, удостоверяющие личность, подтверждение трудоустройства или командирования, а членам семьи — подтверждение родственных связей. Затем власти выдают карту (в Женеве её, как правило, получают лично) и координируют сопутствующие шаги — например, привилегии по регистрации транспортного средства или таможенные формальности, которые предусмотрены для некоторых категорий.

• •Уведомление организацией-работодателем компетентного федерального или кантонального органа о вашем прибытии
• •Подача личных документов (паспорт, подтверждение трудоустройства, документы о семейном положении)
• •Биометрическая регистрация и выдача карты
• •Регистрация в кантональном бюро по учёту населения, если это требуется параллельно с федеральной процедурой
• •Обновление связанных регистраций (освобождение от обязательного медицинского страхования, транспортное средство, банковские реквизиты) после получения карты на руки

Что мы берём на себя

My Swiss Relocation сопровождает иммиграционную сторону вашего переезда, чтобы протокольная служба организации и кантональные власти получали от вас всё необходимое — в нужном порядке и в срок. Мы работаем напрямую с вашим контактным лицом в HR или отделе глобальной мобильности и, при необходимости, с сопровождающей семьёй.

• •Анализ вашей должности и семейной ситуации для определения применимой категории легитимационной карты
• •Подготовка и проверка пакета личных документов, требуемого Представительством или протокольной службой
• •Согласование сроков между уведомлением работодателя и вашим фактическим прибытием
• •Прояснение вопросов разрешения на работу для сопровождающего супруга или партнёра до принятия решений
• •Взаимодействие с кантональным бюро по учёту населения по любым параллельным регистрационным шагам
• •Помощь со связанными формальностями после выдачи карты, такими как освобождение от обязательного медицинского страхования и обмен водительского удостоверения
• •Роль единого контактного лица, чтобы сотруднику не приходилось самостоятельно взаимодействовать сразу с несколькими инстанциями

Реалистичные сроки

Сроки зависят от того, насколько заблаговременно организация-работодатель направляет уведомление, от полноты пакета документов и от текущей нагрузки на органы, обрабатывающие запросы. В общем случае, после подачи полного пакета документов выдача карты обычно занимает несколько недель; сложные семейные ситуации или недостающие документы могут увеличить этот срок ещё на несколько недель.

Поскольку процесс начинается с уведомления работодателя, а не с индивидуальной заявки, задержки чаще всего возникают ещё до того, как в дело вступает сам сотрудник. Как можно раньше сообщить дату своего прибытия контактному лицу протокольной службы организации — самый эффективный способ не допустить срыва сроков.

Частые ошибки, которых стоит избегать

Большинство задержек и сложностей в делах о легитимационной карте связаны с небольшим числом повторяющихся ошибок, а не с тем, что сама процедура необычно сложна.

• •Считать, что процесс оформления легитимационной карты идентичен обычной процедуре получения кантонального вида на жительство
• •Ждать прибытия сотрудника, прежде чем организация направит уведомление
• •Подписывать трудовой договор или договор аренды для сопровождающего супруга до подтверждения его права на работу
• •Подавать семейные документы без необходимого перевода или легализации
• •Упускать из виду связь между легитимационной картой и другими регистрациями — например, освобождением от обязательного медицинского страхования или ввозом транспортного средства
• •Считать карту постоянным статусом, а не статусом, привязанным к текущей командировке и организации

Когда стоит привлечь консультанта по релокации

Организации с отлаженной протокольной службой часто самостоятельно занимаются этапом уведомления и обращаются за внешней поддержкой в основном по вопросам семьи и обустройства. Небольшим организациям, НКО и сотрудникам, прибывающим без выделенной HR-команды на месте, поддержка обычно нужна на каждом этапе — от подтверждения права на карту до завершения связанных формальностей после её выдачи.

Поскольку правила предоставления права на карту, её категории и разрешение на работу для членов семьи зависят от конкретного соглашения о штаб-квартире каждой организации, вопросы о вашем индивидуальном праве стоит уточнять у соответствующей протокольной службы, а вопросы налогообложения и страхования, связанные с вашим статусом, — у квалифицированного специалиста. Наши консультанты координируют работу с такими специалистами и с органами власти, чтобы вам не пришлось в одиночку вести сразу несколько параллельных процессов.