スイス企業向けグループ移住支援
複数の従業員が同時期にスイスへ移住する際、HRとグローバルモビリティ担当者のために一元化された窓口とプログラムを提供します。
新規オフィスの開設、チームの異動、あるいはプロジェクトによって短期間に複数の従業員がスイスに赴任する場合、グループ移住は個々の移住手配を積み重ねるのとは異なる、独立したプロジェクトとして扱う必要があります。HRおよびグローバルモビリティ担当者には、全従業員に共通する一貫したプロセス、単一の窓口、そして各案件の進捗状況を把握できる可視性が求められます。バラバラの担当者がその都度個別に対応する形では、こうしたニーズに応えられません。
My Swiss Relocationは、スタッフを異動させる企業、オフィスを開設する企業、プロジェクトチームをスイスに移す企業のグループ移住を一元的に調整します。私たちはHRおよびグローバルモビリティマネージャーと直接連携し、グループ内の全従業員に対して同一の基準、同一のスケジュール管理、同一の報告形式を適用しながら、住居探し・就学・許可申請の各手続きについては一人ひとりの状況に合わせて対応します。
オフィス移転に伴う従業員のスイス移住が個別移住と異なる理由
個別の移住は一人の従業員とその家族を中心に進められます。一方、オフィス移転に伴う従業員のスイス移住では、国籍も家族構成も許可の種類も異なる複数の従業員が、同じ時期に、しばしば同じ都市や州へと赴任することになります。
実務上の課題は調整にあります。同じ賃貸市場セグメントを奪い合う住居探し、同じ通学区で同時期に必要となる学校の空き枠、そして各従業員の資格要件を満たしながらプロジェクト全体のスケジュールにも沿わなければならない入国管理手続き。単一の調整体制がなければ、これらの個別の流れは次第にばらばらになり、HRは全体の進捗について基本的な質問にすら答えられなくなってしまいます。
- 同じ期間に複数の従業員とその家族が移住すること
- 現地の住宅市場・学校事情における共通の制約
- 同一グループ内での許可カテゴリーと国籍の違い
- 個々の案件は独立していても、HR向けには一元的な報告が必要なこと
スイスへのチーム異動プログラムの構築方法
私たちは、チーム異動プログラムごとに専任のプロジェクトリーダーを配置し、HRの単一窓口としての役割を担わせます。同時に、各従業員の住居探し・就学・定住サポートを直接担当する個別コンサルタントも配置します。
プロジェクトリーダーは共通のスケジュールを策定し、事前にHRとサービス範囲について合意した上で、すべての案件を同じマイルストーンに沿って追跡します。これにより、ある案件の遅延や問題は、従業員の勤務開始直前になって初めて表面化するのではなく、即座に把握できるようになります。
共通の枠組みの中での個別対応
各従業員には、内見・学校見学・定住手続きのための個人コンサルタントが引き続き付きます。共通の枠組みが対象とするのはプロセス、報告、アカウント管理であり、個々の家族の事情を画一的なテンプレートに当てはめるものではありません。
HRおよびグローバルモビリティ担当者が期待できること
これほどの規模のプロジェクトでは、HRおよびグローバルモビリティマネージャーは、最初の従業員が到着する前に、サービス範囲、機密保持、報告体制、許可カテゴリーについて明確な回答を必要とします。以下は、グループプログラム開始前に企業と一般的に合意する内容です。
| 項目 | 対応方法 |
|---|---|
| 窓口 | HR向けにはプロジェクトリーダー1名、各従業員には個別コンサルタントを配置 |
| サービス範囲 | プログラム開始前にHRと合意し、以降は一貫して適用 |
| 報告 | グループ全従業員について定期的な進捗報告を実施 |
| 機密保持 | 従業員の個人情報・財務情報はHRが必要とする範囲を超えて共有しない |
| 許可カテゴリー | 個別に審査し、EU/EFTA案件と非EU案件を分けて追跡 |
グループ全体にわたる入国管理と許可申請
グループ移住には通常、EU/EFTA国籍者と非EU国籍者が混在し、それぞれ異なる許可の手続きとスケジュールをたどります。グループ全体を単一の入国管理案件として扱うのはよくある誤りです。各従業員の資格要件、赴任先の州、契約形態によってそれぞれ固有のプロセスが決まり、一括して申請することはできません。
私たちの入国管理チームは各従業員の案件を個別に追跡しながら、グループ全体の進捗をHRに随時報告します。これにより、非EU案件の手続きに時間がかかっても、チーム全体の進捗の可視性が損なわれることはありません。
機密保持とアカウント管理
グループプログラムでは、HR、リロケーションチーム、そして場合によっては現地当局や学校の間で従業員情報を共有することになります。私たちはすべての案件に対して職業上の守秘義務を適用し、共有する情報は各関係者がその役割上必要とする範囲に限定します。
指名されたアカウントマネージャーは、プログラム期間中を通じて、また最初の移住の波が終わった後も、更新手続き、就学に関する変更、あるいは将来の帰任を必要とする従業員のために、企業側の窓口であり続けます。
日々のHR業務と並行してグループ移住を調整するのは、専門のパートナーなしには困難です。My Swiss Relocationが調整業務、報告、個別案件対応を担うことで、貴社は一貫した信頼できる窓口を持ち続けることができます。
事前評価を依頼するメリット
単一の窓口
HRはグループ全体について1名のプロジェクトリーダーとやり取りするだけで済み、複数の個別移住案件を直接調整する必要がありません。
一貫したプロセス
個々のニーズが異なっていても、全従業員に同じサービス基準とスケジュール管理が適用されます。
明確な報告体制
定期的かつ体系的な進捗報告により、HRおよびグローバルモビリティマネージャーは個別案件を追いかけることなくプログラム全体を把握できます。
設計段階からの機密保持
従業員情報は、移住手続き上必要とする関係者にのみ、職業上の守秘義務のもとで共有されます。
サービス内容
- HR向けの単一窓口としての専任プロジェクトリーダー
- 各従業員の住居探し・就学・定住サポートを担う個別コンサルタント
- グループ全従業員にわたる統一されたスケジュール調整
- HRおよびグローバルモビリティ担当者への定期的な進捗報告
- EU/EFTA案件と非EU案件の個別追跡
- プログラム全体を通じた一貫した機密保持
手順とスケジュール
HRとプログラムの範囲を決定する
プログラム開始前に、従業員数、サービス範囲、スケジュール、報告形式についてHRと直接合意します。
コンサルタントを配置する
HR向けにプロジェクトリーダーを任命し、各従業員には個人の移住ニーズに対応する個別コンサルタントを割り当てます。
各案件を並行して進める
各従業員の許可申請・住居探し・就学の手続きは、それぞれ独自のスケジュールで進行しつつ、共通のプログラムのマイルストーンに沿って追跡されます。
HRへ進捗を報告する
プロジェクトリーダーがグループ全体について定期的な状況報告を行い、対応が必要な案件があれば都度知らせます。
定住サポートとフォローアップを行う
従業員の到着後も、更新手続き、変更、あるいは将来の帰任に備えてアカウントマネージャーが対応を続けます。