Duty of Care Relocatie voor Internationale Assignees

Een gestructureerd, verantwoordbaar proces voor de verhuizing van medewerkers en hun gezin naar Zwitserland, ontworpen voor HR- en global mobility-teams die op elk moment overzicht nodig hebben.

Wanneer een bedrijf een medewerker naar het buitenland stuurt, is duty of care bij relocatie geen slogan uit een brochure. Het is een reële verplichting: de assignee en zijn of haar gezin moeten veilig aankomen, hun nieuwe omgeving begrijpen, en een duidelijk aanspreekpunt hebben als er iets misgaat. Voor HR- en global mobility-managers komt deze verplichting bovenop budgetdoelstellingen, krappe termijnen en een personeelsbestand dat soms met weinig voorbereidingstijd naar Zwitserland wordt gestuurd.

My Swiss Relocation ondersteunt bedrijven bij het invullen van hun duty of care ten aanzien van internationale assignees, via een vastomlijnd proces, vaste consulenten en rapportage die HR daadwerkelijk kan gebruiken. We vervangen uw interne beleid niet. We geven u een partner ter plaatse in Zwitserland die dat beleid consequent uitvoert, ongeacht kanton, taal of gezinssituatie.

Wat Duty of Care Betekent bij een Relocatie naar Zwitserland

Duty of care bij een relocatie omvat de praktische en menselijke voorwaarden die een werkgever creëert, zodat een assignee er niet alleen voor staat bij een buitenlandse administratie, een onbekende woningmarkt en een nieuw schoolsysteem. In Zwitserland betekent dit gecoördineerde ondersteuning op het gebied van kantonnale registratie, huisvesting, schoolgang en vestiging, op een manier die te volgen en te rapporteren is aan de werkgever.

Het betekent ook vertrouwelijkheid. Assignees delen tijdens een relocatie persoonlijke en gezinsinformatie, van inkomensgegevens tot schoolgegevens van kinderen. HR-teams hebben een partner nodig die deze informatie met dezelfde discretie behandelt als het bedrijf zelf zou doen, en die aan de werkgever niet meer onthult dan de opdracht daadwerkelijk vereist.

Eén vast aanspreekpunt voor de assignee gedurende de hele opdracht
Consistente ondersteuning, ongeacht naar welk kanton de medewerker verhuist
Duidelijke grenzen over wat met HR wordt gedeeld en wat bij de medewerker blijft
Een proces dat blijft functioneren wanneer de omvang of de planning van een opdracht verandert

Waar Duty of Care Faalt Zonder een Gestructureerd Proces

De meeste tekortkomingen in duty of care ontstaan niet uit kwade wil. Ze ontstaan doordat relocatie ad hoc wordt afgehandeld, door wie op dat moment tijd heeft, zonder consistente vastlegging van wat aan de assignee is toegezegd of wat al is gedaan.

Het risico is het grootst voor gezinnen, voor medewerkers die op korte termijn verhuizen, en voor opdrachten verspreid over meerdere kantons met uiteenlopende administratieve praktijken. Een assignee die tijdens een geschil over huisvesting niemand kan bereiken, of wiens schoolinschrijving van de kinderen tot de laatste weken voor de start van het schooljaar blijft liggen, ondervindt die leemte rechtstreeks, en de werkgever hoort er vaak pas van zodra het al een probleem is geworden.

Een relocatie zonder vaste consulent en gedocumenteerd proces is achteraf moeilijk te controleren. Als een assignee later een klacht uit, moet HR kunnen aantonen welke ondersteuning daadwerkelijk is geboden, niet alleen wat de bedoeling was.

Hoe My Swiss Relocation Duty of Care Structureert

We wijzen aan elke opdracht een vaste relocatieconsultant toe, zodat de medewerker en het HR-contact steeds met dezelfde persoon te maken hebben voor kantonnale registratie, huisvesting, schoolgang en vestiging. Die consulent coördineert rechtstreeks met kantonnale autoriteiten, verhuurders en scholen namens de assignee, en signaleert problemen aan HR voordat ze escaleren.

Rapportage is onderdeel van de opdracht, niet iets dat achteraf wordt opgevraagd. HR krijgt zicht op de voortgang en openstaande punten zonder de assignee te hoeven achtervolgen voor updates, en zonder dat de assignee zich bewaakt voelt op zaken die persoonlijk zijn.

Accountbeheer voor Programma's met Meerdere Assignees

Voor bedrijven die jaarlijks meerdere medewerkers verhuizen, richten we een accountstructuur in, zodat beleid, budgetparameters en rapportageformaat eenmalig worden afgesproken en consequent worden toegepast op elke opdracht, in plaats van telkens opnieuw te worden onderhandeld.

Eén afgesproken dienstenpakket, toegepast op elke assignee binnen het account
Een consistent rapportageformaat dat HR tussen opdrachten kan vergelijken
Een accountcontact die uw interne beleid kent, naast de consulent van elke afzonderlijke assignee

Als uw organisatie medewerkers naar Zwitserland verhuist zonder consistent proces tussen kantons, kan ons corporate team een accountstructuur opzetten die HR overzicht geeft en tegelijk de persoonlijke situatie van elke assignee vertrouwelijk houdt.

Vraag een voorafgaande beoordeling aan

Vertrouwelijkheid en Grenzen aan de Rapportage

Beroepsgeheim geldt voor elke opdracht. Assignees kunnen een kwestie over huisvesting, een gezinsaangelegenheid of een vraag over hun situatie met hun consulent bespreken zonder dat dit aan HR wordt doorgegeven, tenzij het rechtstreeks van invloed is op de opdracht of de werkgever een legitieme reden heeft om het te weten.

Dit onderscheid is essentieel voor duty of care: een assignee die erop kan vertrouwen dat persoonlijke details niet zonder reden worden doorgestuurd, meldt een probleem eerder, en dat is precies het moment waarop het het gemakkelijkst op te lossen is.

Voordelen

Eén vaste consulent, geen callcenter

Assignees en HR-contacten hebben gedurende de hele opdracht met dezelfde persoon te maken, wat de reactietijd verkort en herhaling van context voorkomt.

Dekking in alle kantons

Dezelfde kwaliteit van ondersteuning geldt of de assignee nu naar Genève, Zürich, Zug of een ander Zwitsers kanton verhuist, zodat bedrijven met meerdere vestigingen geen aparte aanbieders nodig hebben.

Rapportage waar HR iets aan heeft

Voortgang en openstaande punten worden op een consistente manier gedocumenteerd, zodat duty of care-ondersteuning te toetsen is in plaats van op vertrouwen te berusten.

Vertrouwelijkheid als uitgangspunt

Persoonlijke informatie die de assignee deelt, valt onder het beroepsgeheim en wordt niet verder aan HR doorgegeven dan de opdracht vereist.

Wat inbegrepen is

Een vaste relocatieconsultant voor elke medewerker gedurende de hele opdracht
Kantonnale registratie, rechtstreeks geregeld met de gemeente en de migratiedienst
Ondersteuning bij huisvesting, van zoekcriteria tot controle van het huurcontract en de sleuteloverdracht
Coördinatie van schoolinschrijving voor meereizende kinderen
Hulp bij vestiging, waaronder bankzaken, verzekeringen en andere essentiële lokale stappen
Gestructureerde voortgangsrapportage aan HR in een vooraf afgesproken formaat

Stappen en termijnen

Scope en accountopzet

Voordat de eerste opdracht start, stemmen we met HR de groep assignees, de betrokken kantons, de budgetparameters en de rapportageverwachtingen af.

Toewijzing van de consulent

Elke assignee wordt gekoppeld aan een vaste consulent die vanaf aankomst tot en met de vestiging het aanspreekpunt blijft.

Gecoördineerde uitvoering

De consulent regelt de kantonnale registratie, huisvesting, schoolgang en vestiging, en onderhoudt rechtstreeks contact met autoriteiten en derden.

Gestructureerde rapportage

HR ontvangt voortgangsupdates in het afgesproken formaat, met mijlpalen en openstaande punten, zonder persoonlijke zaken van de assignee prijs te geven.

Escalatie indien nodig

Wanneer een kwestie de opdracht zelf raakt, zoals vertraging bij huisvesting of schoolinschrijving, meldt de consulent dit tijdig aan HR, zodat het kan worden opgelost voordat het de startdatum van de medewerker beïnvloedt.

Ook interessant om te lezen

Dienst Bedrijfsrelocatie en global mobility in Zwitserland Dienst Uw auto importeren in Zwitserland Dienst Relocatie Werknemers Zwitserland Dienst Relocatie diplomatieke missies Genève

Veelgestelde vragen

Wat betekent duty of care voor een bedrijf dat medewerkers naar Zwitserland verhuist?

Het betekent dat de werkgever regelingen heeft getroffen zodat een assignee en zijn of haar gezin niet alleen komen te staan bij kantonnale registratie, huisvesting en schoolgang, en dat er een manier is om te weten dat die ondersteuning ook daadwerkelijk is geleverd. Het omvat zowel praktische hulp als vertrouwelijkheid rond persoonlijke informatie.

Kan HR alles zien wat tussen de consulent en de assignee wordt besproken?

Nee. Consulenten zijn gebonden aan het beroepsgeheim en delen met HR alleen wat relevant is voor de opdracht zelf, zoals mijlpalen en kwesties die van invloed zijn op de verhuizing. Persoonlijke zaken die de assignee aankaart, worden niet zonder legitieme reden doorgegeven.

Behandelt dezelfde consulent huisvesting, schoolgang en registratie?

Ja, elke assignee wordt gekoppeld aan één vaste consulent die de relevante diensten coördineert en gedurende de hele opdracht het aanspreekpunt blijft, in plaats van tussen afdelingen te worden doorgeschoven.

Hoe werkt de rapportage voor bedrijven die jaarlijks meerdere medewerkers verhuizen?

Voor accounts met meerdere assignees spreken we vooraf een rapportageformaat en een accountcontact af, zodat HR bij elke opdracht vergelijkbare updates ontvangt in plaats van telkens een ander formaat.

Wat gebeurt er als de verhuizing van een assignee meerdere kantons betreft of van omvang verandert?

De consulent past het plan aan en houdt HR op de hoogte van elke impact op planning of budget. Dankzij dekking in alle 26 kantons hoeft het proces niet opnieuw te beginnen met een andere aanbieder als de locatie van de opdracht verandert.

Klaar om de volgende stap te zetten?

Bespreek uw situatie vrijblijvend met een consultant.

Vraag een voorafgaande beoordeling aan Ontdek ons volledige relocatieaanbod