Duty of Care pour les collaborateurs en assignment international

Un processus structuré et traçable pour l'installation en Suisse des salariés et de leur famille, pensé pour les équipes RH et mobilité internationale qui ont besoin de visibilité à chaque étape.

Lorsqu'une entreprise envoie un collaborateur à l'étranger, le duty of care lié à la relocation n'est pas un slogan de brochure. C'est une obligation concrète : l'assigné et sa famille doivent arriver en toute sécurité, comprendre leur nouvel environnement et disposer d'un interlocuteur clair en cas de problème. Pour les responsables RH et mobilité internationale, cette obligation s'ajoute à des objectifs budgétaires, des délais serrés et des collaborateurs parfois affectés en Suisse avec très peu de préavis.

My Swiss Relocation aide les entreprises à remplir leur devoir de diligence envers leurs collaborateurs en assignment international, grâce à un processus défini, des consultants nommément désignés et un reporting réellement utilisable par les RH. Nous ne remplaçons pas vos politiques internes. Nous vous apportons un partenaire présent sur le terrain en Suisse, qui les applique de façon cohérente à travers les cantons, les langues et les situations familiales.

Ce que signifie le duty of care dans une relocation en Suisse

Dans le cadre d'une relocation, le duty of care recouvre les conditions pratiques et humaines qu'un employeur met en place pour qu'un collaborateur en assignment ne soit pas livré à lui-même face à une administration étrangère, un marché du logement inconnu et un nouveau système scolaire. En Suisse, cela suppose un accompagnement coordonné sur l'annonce cantonale, le logement, la scolarisation et l'installation, qui puisse être suivi et documenté à l'intention de l'employeur.

Cela suppose aussi la confidentialité. Au fil d'une relocation, les collaborateurs communiquent des informations personnelles et familiales, des revenus jusqu'au dossier scolaire des enfants. Les équipes RH ont besoin d'un partenaire qui traite ces informations avec la même discrétion que l'entreprise elle-même, et qui ne communique à l'employeur que ce que l'assignment requiert réellement.

Un interlocuteur unique pour le collaborateur tout au long de l'assignment
Un accompagnement constant, quel que soit le canton d'installation
Des limites claires entre ce qui est partagé avec les RH et ce qui reste du ressort du collaborateur
Un processus qui continue de fonctionner même si le périmètre ou le calendrier de l'assignment évolue

Où le duty of care échoue en l'absence de processus structuré

La plupart des manquements au duty of care ne relèvent pas d'une mauvaise volonté. Ils viennent d'une relocation traitée au coup par coup, par le manager ou l'assistant qui a le temps cette semaine-là, sans trace cohérente de ce qui a été promis au collaborateur ni de ce qui a réellement été fait.

Le risque est le plus élevé pour les familles, pour les collaborateurs relocalisés dans l'urgence, et pour les assignments répartis sur plusieurs cantons aux pratiques administratives différentes. Un collaborateur injoignable en pleine négociation avec son bailleur, ou dont l'inscription scolaire des enfants est repoussée jusqu'aux dernières semaines avant la rentrée, vit cette faille de plein fouet — et l'employeur n'en entend généralement parler qu'une fois le problème constitué.

Une relocation sans consultant nommément désigné ni processus documenté est difficile à auditer a posteriori. Si un collaborateur soulève une difficulté par la suite, les RH doivent pouvoir démontrer le soutien effectivement apporté, et pas seulement celui qui était prévu.

Comment My Swiss Relocation structure l'accompagnement duty of care

Nous attribuons un consultant en relocation dédié à chaque mandat, de sorte que le collaborateur et l'interlocuteur RH traitent avec la même personne pour l'annonce cantonale, la recherche de logement, la scolarisation et l'installation. Ce consultant coordonne directement les échanges avec les autorités cantonales, les bailleurs et les écoles au nom du collaborateur, et signale les difficultés aux RH avant qu'elles ne s'aggravent.

Le reporting fait partie intégrante du mandat, il n'est pas demandé a posteriori. Les RH disposent d'une visibilité sur l'avancement et les points en cours sans avoir à relancer le collaborateur pour obtenir des nouvelles, et sans que celui-ci ait le sentiment d'être surveillé sur des sujets qui relèvent de sa vie personnelle.

Gestion de compte pour les programmes multi-collaborateurs

Pour les entreprises qui relocalisent plusieurs collaborateurs par an, nous mettons en place une structure de compte permettant de fixer une fois pour toutes la politique, les paramètres budgétaires et le format de reporting, puis de les appliquer de façon cohérente à chaque mandat plutôt que de les renégocier à chaque fois.

Un périmètre de prestations convenu, appliqué à chaque collaborateur relevant du compte
Un format de reporting cohérent, comparable d'un mandat à l'autre pour les RH
Un interlocuteur de compte qui connaît votre politique interne, en complément du consultant dédié à chaque collaborateur

Si votre organisation relocalise des collaborateurs en Suisse sans processus cohérent d'un canton à l'autre, notre équipe entreprises peut mettre en place une structure de compte qui donne aux RH la visibilité nécessaire tout en préservant la confidentialité de la situation personnelle de chaque collaborateur.

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Confidentialité et limites du reporting

Le secret professionnel s'applique à chaque mandat. Un collaborateur peut évoquer avec son consultant une difficulté de logement, une question familiale ou toute interrogation sur sa situation, sans que cela soit relayé aux RH, sauf si cela touche directement l'assignment ou si l'employeur a un motif légitime d'en être informé.

Cette distinction est essentielle pour le duty of care : un collaborateur convaincu que ses informations personnelles ne seront pas transmises sans raison est davantage enclin à signaler un problème dès son apparition — c'est précisément le moment où il est le plus facile à résoudre.

Avantages

Un consultant nommément désigné, pas un centre d'appels

Le collaborateur et l'interlocuteur RH traitent avec la même personne tout au long du mandat, ce qui raccourcit les délais de réponse et évite de répéter le contexte.

Une couverture sur l'ensemble des cantons

Le même niveau d'accompagnement s'applique, que le collaborateur s'installe à Genève, Zurich, Zoug ou dans un autre canton suisse, ce qui évite aux entreprises multi-sites de recourir à des prestataires différents.

Un reporting réellement utilisable par les RH

L'avancement et les points en cours sont documentés dans un format cohérent, de sorte que l'accompagnement duty of care puisse être vérifié plutôt que pris pour acquis.

Une confidentialité par défaut

Les informations personnelles communiquées par le collaborateur sont protégées par le secret professionnel et ne sont transmises aux RH qu'au-delà de ce que l'assignment requiert.

Ce qui est inclus

Un consultant en relocation dédié, attribué à chaque collaborateur pour toute la durée du mandat
L'annonce cantonale traitée directement avec la commune et l'office des migrations concernés
Un accompagnement dans la recherche de logement, des critères de recherche à l'état des lieux
La coordination de l'inscription scolaire des enfants accompagnants
Une assistance à l'installation couvrant les banques, les assurances et les autres démarches locales essentielles
Un reporting d'avancement structuré, transmis aux RH dans un format convenu à l'avance

Étapes et délais

Périmètre et mise en place du compte

Nous validons avec les RH la population de collaborateurs concernée, les cantons impliqués, les paramètres budgétaires et les attentes en matière de reporting avant le démarrage du premier mandat.

Attribution du consultant

Chaque collaborateur est associé à un consultant dédié, qui reste son interlocuteur unique de l'arrivée jusqu'à la fin de l'installation.

Exécution coordonnée

Le consultant gère l'annonce cantonale, la recherche de logement, la scolarisation et l'installation, en liaison directe avec les autorités et les tiers concernés.

Reporting structuré

Les RH reçoivent des points d'avancement dans le format convenu, couvrant les étapes clés et les points en cours sans divulguer d'éléments personnels au collaborateur.

Escalade en cas de besoin

Lorsqu'une difficulté touche l'assignment lui-même, par exemple un retard de logement ou de scolarisation, le consultant en informe rapidement les RH afin qu'elle soit traitée avant d'affecter la date de prise de poste du collaborateur.

Questions fréquentes

Que signifie le duty of care pour une entreprise qui relocalise des collaborateurs en Suisse ?

Cela signifie que l'employeur a mis en place des dispositions pour que le collaborateur et sa famille ne soient pas livrés à eux-mêmes face à l'annonce cantonale, au logement et à la scolarisation, et qu'il dispose d'un moyen de vérifier que ce soutien a été effectivement apporté. Cela couvre à la fois l'assistance pratique et la confidentialité des informations personnelles.

Les RH peuvent-elles avoir accès à tout ce qui est échangé entre le consultant et le collaborateur ?

Non. Les consultants sont tenus au secret professionnel et ne communiquent aux RH que ce qui concerne directement l'assignment, comme les étapes clés et les difficultés affectant le déménagement. Les sujets personnels évoqués par le collaborateur ne sont pas transmis sans motif légitime.

Le même consultant s'occupe-t-il du logement, de la scolarisation et de l'annonce cantonale ?

Oui, chaque collaborateur est associé à un consultant dédié qui coordonne l'ensemble des prestations concernées et reste l'interlocuteur unique tout au long du mandat, plutôt que d'être transféré d'un service à l'autre.

Comment fonctionne le reporting pour les entreprises qui relocalisent plusieurs collaborateurs par an ?

Pour les comptes couvrant plusieurs collaborateurs, nous convenons en amont d'un format de reporting et d'un interlocuteur de compte, afin que les RH reçoivent des points comparables d'un mandat à l'autre plutôt qu'un format différent à chaque fois.

Que se passe-t-il si la relocation d'un collaborateur implique plusieurs cantons ou un changement de périmètre ?

Le consultant adapte le plan d'accompagnement et tient les RH informées de tout impact sur le calendrier ou le budget. Une couverture sur les 26 cantons signifie que le processus n'a pas à repartir de zéro avec un autre prestataire si le lieu de l'assignment change.

Prêt à passer à l'étape suivante ?

Parlez de votre situation à un consultant, sans engagement.

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