Duty of Care beim Umzug internationaler Entsandter

Ein strukturierter, nachvollziehbarer Prozess für den Umzug von Mitarbeitenden und ihren Familien in die Schweiz, konzipiert für HR- und Global-Mobility-Teams, die auf jeden Schritt Einblick brauchen.

Wenn ein Unternehmen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter ins Ausland entsendet, ist Duty of Care beim Umzug keine Floskel aus der Broschüre, sondern eine konkrete Verpflichtung: Die entsandte Person und ihre Familie müssen sicher ankommen, ihr neues Umfeld verstehen und im Ernstfall eine klare Anlaufstelle haben. Für HR- und Global-Mobility-Verantwortliche steht diese Verpflichtung neben Budgetvorgaben, engen Zeitplänen und einer Belegschaft, die mitunter kurzfristig in die Schweiz entsandt wird.

My Swiss Relocation unterstützt Unternehmen dabei, ihrer Fürsorgepflicht gegenüber internationalen Entsandten nachzukommen – mit einem definierten Prozess, festen Ansprechpersonen und einem Reporting, das HR tatsächlich nutzen kann. Wir ersetzen Ihre internen Richtlinien nicht. Wir geben Ihnen einen Partner vor Ort in der Schweiz, der diese Richtlinien konsequent über Kantone, Sprachen und Familiensituationen hinweg umsetzt.

Was Duty of Care bei einem Umzug in die Schweiz bedeutet

Duty of Care im Umzugskontext umfasst die praktischen und menschlichen Voraussetzungen, die ein Arbeitgeber schafft, damit eine entsandte Person nicht allein mit einer fremden Verwaltung, einem unbekannten Wohnungsmarkt und einem neuen Schulsystem zurechtkommen muss. In der Schweiz bedeutet das koordinierte Unterstützung bei kantonaler Anmeldung, Wohnungssuche, Schulwahl und Einrichtung – nachvollziehbar dokumentiert und dem Arbeitgeber gegenüber ausweisbar.

Es bedeutet auch Vertraulichkeit. Entsandte geben während eines Umzugs persönliche und familiäre Informationen preis, von Einkommensangaben bis zu Schulunterlagen der Kinder. HR-Teams brauchen einen Partner, der mit diesen Informationen ebenso diskret umgeht wie das Unternehmen selbst und dem Arbeitgeber nicht mehr offenlegt, als für die Entsendung tatsächlich notwendig ist.

Eine einzige Ansprechperson für die entsandte Person während der gesamten Entsendung
Konsistente Unterstützung, unabhängig davon, in welchen Kanton die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter zieht
Klare Grenzen dafür, was mit HR geteilt wird und was bei der entsandten Person bleibt
Ein Prozess, der auch funktioniert, wenn sich Umfang oder Zeitplan einer Entsendung ändern

Wo Duty of Care ohne strukturierten Prozess scheitert

Die meisten Lücken bei der Fürsorgepflicht entstehen nicht aus bösem Willen. Sie entstehen dadurch, dass der Umzug ad hoc erledigt wird, von wem auch immer gerade Zeit hat, ohne durchgängige Dokumentation dessen, was der entsandten Person zugesagt wurde oder bereits erledigt ist.

Das Risiko ist am höchsten bei Familien, bei kurzfristigen Entsendungen und bei Mandaten, die sich über mehrere Kantone mit unterschiedlicher Verwaltungspraxis erstrecken. Eine entsandte Person, die während eines Streits mit der Vermieterschaft niemanden erreicht, oder deren Kinder erst in den letzten Wochen vor Schulbeginn angemeldet werden, erlebt diese Lücke unmittelbar – der Arbeitgeber erfährt davon meist erst, wenn daraus bereits ein Problem geworden ist.

Ein Umzug ohne feste Beraterin bzw. festen Berater und ohne dokumentierten Prozess lässt sich im Nachhinein kaum überprüfen. Äussert eine entsandte Person später Bedenken, muss HR aufzeigen können, welche Unterstützung tatsächlich geleistet wurde – nicht nur, was beabsichtigt war.

Wie My Swiss Relocation die Duty-of-Care-Betreuung strukturiert

Wir stellen jedem Mandat eine feste Relocation-Beraterin bzw. einen festen Relocation-Berater zur Seite, sodass die entsandte Person und der HR-Kontakt für kantonale Anmeldung, Wohnungssuche, Schulwahl und Einrichtung durchgehend mit derselben Person zu tun haben. Diese Person koordiniert direkt mit kantonalen Behörden, Vermieterschaften und Schulen im Namen der entsandten Person und meldet Probleme HR, bevor sie eskalieren.

Das Reporting ist fester Bestandteil des Mandats und wird nicht erst im Nachhinein angefordert. HR erhält Einblick in Fortschritt und offene Punkte, ohne der entsandten Person Updates entlocken zu müssen und ohne dass sich diese bei persönlichen Angelegenheiten überwacht fühlt.

Account-Management für Programme mit mehreren Entsandten

Für Unternehmen, die mehrere Mitarbeitende pro Jahr entsenden, richten wir eine Account-Struktur ein, bei der Richtlinien, Budgetrahmen und Reporting-Format einmal vereinbart und dann konsequent auf jedes Mandat angewendet werden, statt jedes Mal neu verhandelt zu werden.

Ein vereinbarter Leistungsumfang, der für alle Entsandten unter dem Account gilt
Ein einheitliches Reporting-Format, das HR über Mandate hinweg vergleichen kann
Eine Account-Kontaktperson, die Ihre internen Richtlinien kennt – zusätzlich zur Beraterin bzw. zum Berater jeder entsandten Person

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitende ohne einheitlichen Prozess über mehrere Kantone hinweg in die Schweiz entsendet, richtet unser Corporate-Team eine Account-Struktur ein, die HR Transparenz verschafft und gleichzeitig die persönliche Situation jeder entsandten Person vertraulich behandelt.

Kostenlose Erstberatung anfordern

Vertraulichkeit und Grenzen des Reportings

Das Berufsgeheimnis gilt für jedes Mandat. Entsandte können ein Wohnungsproblem, eine familiäre Angelegenheit oder eine Frage zu ihrer Situation mit ihrer Beraterin bzw. ihrem Berater besprechen, ohne dass dies an HR weitergegeben wird – ausser es betrifft die Entsendung direkt, oder der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse daran.

Diese Unterscheidung ist für die Fürsorgepflicht entscheidend: Eine entsandte Person, die darauf vertraut, dass persönliche Details nicht ohne Grund weitergeleitet werden, meldet ein Problem eher frühzeitig – und genau dann lässt es sich am einfachsten lösen.

Vorteile

Eine feste Ansprechperson, kein Callcenter

Entsandte und HR-Kontakte haben während des gesamten Mandats mit derselben Person zu tun, was Reaktionszeiten verkürzt und wiederholte Erklärungen erspart.

Abdeckung über alle Kantone hinweg

Der gleiche Betreuungsstandard gilt, ob die entsandte Person nach Genf, Zürich, Zug oder in einen anderen Schweizer Kanton zieht – Unternehmen mit mehreren Standorten brauchen keine getrennten Anbieter.

Reporting, das HR nutzen kann

Fortschritt und offene Punkte werden in einem einheitlichen Format dokumentiert, sodass die Duty-of-Care-Betreuung überprüft und nicht nur vertrauensvoll angenommen werden muss.

Vertraulichkeit von Anfang an

Persönliche Informationen der entsandten Person unterliegen dem Berufsgeheimnis und werden HR nur in dem Umfang mitgeteilt, den die Entsendung tatsächlich erfordert.

Was ist inbegriffen

Eine feste Relocation-Beraterin bzw. ein fester Relocation-Berater für jede entsandte Person während der gesamten Mandatsdauer
Kantonale Anmeldung, direkt mit der zuständigen Gemeinde und dem Migrationsamt abgewickelt
Unterstützung bei der Wohnungssuche, von den Suchkriterien über die Vertragsprüfung bis zur Wohnungsübergabe
Koordination der Schulanmeldung für mitreisende Kinder
Begleitung bei der Einrichtung, einschliesslich Bankkonto, Versicherungen und weiterer wichtiger lokaler Schritte
Strukturiertes Fortschritts-Reporting an HR in einem vereinbarten Format

Schritte und Fristen

Scope und Account-Einrichtung

Wir klären mit HR vor Beginn des ersten Mandats die betroffenen Mitarbeitenden, die beteiligten Kantone, den Budgetrahmen und die Erwartungen an das Reporting.

Zuteilung der Beraterin bzw. des Beraters

Jede entsandte Person erhält eine feste Beraterin bzw. einen festen Berater als Ansprechperson, von der Ankunft bis zum Abschluss der Einrichtung.

Koordinierte Umsetzung

Die Beraterin bzw. der Berater übernimmt kantonale Anmeldung, Wohnungssuche, Schulwahl und Einrichtung und steht dabei in direktem Kontakt mit Behörden und Dritten.

Strukturiertes Reporting

HR erhält Fortschrittsupdates im vereinbarten Format, mit Meilensteinen und offenen Punkten, ohne dass persönliche Angelegenheiten der entsandten Person offengelegt werden.

Eskalation bei Bedarf

Betrifft ein Problem die Entsendung selbst, etwa eine Verzögerung bei Wohnung oder Schule, meldet die Beraterin bzw. der Berater dies umgehend an HR, damit es geklärt werden kann, bevor es den Starttermin der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters beeinträchtigt.

Ebenfalls lesenswert

Dienstleistung Firmenrelocation und Global Mobility in der Schweiz Dienstleistung Ihr Auto in die Schweiz importieren Dienstleistung Mitarbeiter-Relocation Schweiz für HR- und Global-Mobility-Teams Dienstleistung Umzug für diplomatische Vertretungen Genf

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet Duty of Care für ein Unternehmen, das Mitarbeitende in die Schweiz entsendet?

Es bedeutet, dass der Arbeitgeber Vorkehrungen getroffen hat, damit eine entsandte Person und ihre Familie kantonale Anmeldung, Wohnungssuche und Schulwahl nicht allein bewältigen müssen, und dass er nachweisen kann, dass diese Unterstützung tatsächlich erbracht wurde. Das umfasst sowohl praktische Hilfe als auch Vertraulichkeit im Umgang mit persönlichen Informationen.

Kann HR alles einsehen, was zwischen Beraterin bzw. Berater und entsandter Person besprochen wird?

Nein. Beraterinnen und Berater unterliegen dem Berufsgeheimnis und geben an HR nur weiter, was für die Entsendung selbst relevant ist, etwa Meilensteine und Probleme, die den Umzug betreffen. Persönliche Angelegenheiten, die die entsandte Person anspricht, werden nicht ohne berechtigten Grund weitergeleitet.

Kümmert sich dieselbe Person um Wohnung, Schule und Anmeldung?

Ja, jede entsandte Person erhält eine feste Beraterin bzw. einen festen Berater, die bzw. der die betreffenden Leistungen koordiniert und während des gesamten Mandats Ansprechperson bleibt, statt zwischen Abteilungen weitergereicht zu werden.

Wie funktioniert das Reporting für Unternehmen, die mehrere Mitarbeitende pro Jahr entsenden?

Bei Accounts mit mehreren Entsandten vereinbaren wir im Voraus ein Reporting-Format und eine Account-Kontaktperson, sodass HR über alle Mandate hinweg vergleichbare Updates erhält, statt bei jedem Mandat ein anderes Format zu bekommen.

Was passiert, wenn der Umzug einer entsandten Person mehrere Kantone betrifft oder sich der Umfang ändert?

Die Beraterin bzw. der Berater passt den Plan an und hält HR über jede Auswirkung auf Zeitplan oder Budget auf dem Laufenden. Dank Abdeckung in allen 26 Kantonen muss der Prozess bei einer Änderung des Zielorts nicht mit einem anderen Anbieter neu gestartet werden.

Bereit für den nächsten Schritt?

Sprechen Sie unverbindlich mit einer Beraterin oder einem Berater über Ihre Situation.

Kostenlose Erstberatung anfordern Unser gesamtes Relocation-Angebot entdecken