海外赴任者のためのデューティ・オブ・ケア リロケーション
従業員とその家族をスイスへ移住させる際に、各段階の進捗を可視化できる、体系的で説明責任のあるプロセスをHRおよびグローバルモビリティ担当者に提供します。
企業が従業員を海外に派遣する際、デューティ・オブ・ケア（安全配慮義務）はパンフレットの謳い文句ではありません。それは実務上の責務であり、赴任者とその家族が安全に到着し、新しい環境を理解し、問題が起きた際に相談できる明確な窓口を持てるようにすることを意味します。HRおよびグローバルモビリティ担当者にとって、この責務は予算目標やタイトなスケジュール、そして急な辞令でスイスへ赴任することになる従業員への対応と並行して果たさなければなりません。
My Swiss Relocationは、明確なプロセス、専任コンサルタント、そしてHRが実際に活用できる報告体制を通じて、海外赴任者に対する企業の安全配慮義務の履行を支援します。私たちは御社の内部方針に取って代わるものではありません。カントン、言語、家族構成の違いを越えて、その方針を一貫して実行するスイス現地のパートナーを提供します。
スイスへの移住におけるデューティ・オブ・ケアの意味
リロケーションにおけるデューティ・オブ・ケアとは、赴任者が見知らぬ行政手続き、不慣れな住宅市場、新しい教育制度への対応を一人で抱え込まずに済むよう、雇用主が整える実務的かつ人的な環境を指します。スイスにおいては、カントンへの登録、住居探し、就学手続き、定住サポートを連携させ、追跡・報告が可能な形で提供することを意味します。
それは同時に機密保持も意味します。赴任者はリロケーションの過程で、収入の詳細から子どもの学校の記録まで、個人的・家族的な情報を共有します。HRチームには、企業自身が適用するのと同じ慎重さでその情報を扱い、赴任業務に本当に必要な範囲を超えて企業側に開示しないパートナーが必要です。
- 赴任期間を通じて赴任者にとって唯一の窓口となる担当者
- 赴任先のカントンにかかわらず一貫したサポート
- HRに共有される情報と従業員本人にとどめる情報との明確な線引き
- 赴任の範囲やスケジュールが変更になっても機能し続けるプロセス
体系的なプロセスがない場合にデューティ・オブ・ケアが機能しなくなる理由
デューティ・オブ・ケアの欠落のほとんどは、悪意から生じるものではありません。その週たまたま手が空いている担当者やアシスタントによって場当たり的に対応が行われ、赴任者に何を約束し、何をすでに実行したのかについて一貫した記録が残らないことから生じます。
リスクが最も高いのは、家族連れの赴任者、急な通知で移住する従業員、そして行政の運用が異なる複数のカントンにまたがる赴任です。住宅トラブルの際に誰にも連絡が取れない赴任者や、子どもの入学手続きが学期直前まで放置される事例は、この欠落を直接経験することになり、企業側はたいてい問題が表面化してから初めてそれを知ることになります。
My Swiss Relocationによるデューティ・オブ・ケア支援の体系
私たちは各契約に専任のリロケーションコンサルタントを配置し、従業員とHR担当者の双方が、カントンへの登録、住居探し、就学手続き、定住サポートについて同一の担当者とやり取りできるようにします。担当コンサルタントは、カントン当局、大家、学校と赴任者に代わって直接調整を行い、問題が深刻化する前にHRへ知らせます。
報告体制は事後的に求められるものではなく、契約に組み込まれています。HRは赴任者に進捗を逐一確認する手間なく、また赴任者側も個人的な事柄について監視されていると感じることなく、進捗状況や未解決事項を把握できます。
複数赴任者プログラムのためのアカウント管理
年間を通じて複数の従業員を赴任させる企業向けに、方針・予算パラメーター・報告形式を最初に一度合意し、契約ごとに再交渉することなく、すべての契約に一貫して適用できるアカウント体制を構築します。
- アカウント内のすべての赴任者に適用される統一されたサービス範囲
- 契約間で比較可能な一貫した報告形式
- 各赴任者の担当コンサルタントに加え、御社の内部方針を理解するアカウント担当者
貴社がカントンをまたいで一貫したプロセスを持たずに従業員をスイスへ移住させている場合、当社の法人向けチームが、各赴任者の個人情報の機密性を保ちながらHRに可視性を提供するアカウント体制を構築いたします。
事前評価を依頼する機密保持と報告範囲の境界
職務上の守秘義務はすべての契約に適用されます。赴任者は、住宅に関する懸念、家庭の事情、自身の状況についての質問を、赴任業務に直接影響する場合や雇用主に正当な知る必要がある場合を除き、HRに伝わることなく担当コンサルタントに相談できます。
この区別はデューティ・オブ・ケアにおいて重要です。個人的な詳細が理由なく転送されないと信頼できる赴任者ほど、問題が最も解決しやすい早い段階で相談を持ちかける傾向があります。
メリット
コールセンターではなく専任コンサルタント
赴任者とHR担当者は契約期間を通じて同一の担当者とやり取りするため、対応時間が短縮され、説明の繰り返しを避けられます。
全カントンをカバー
赴任先がジュネーブ、チューリッヒ、ツークなどスイスのどのカントンであっても同水準のサポートを提供するため、複数拠点を持つ企業も個別のプロバイダーを用意する必要がありません。
HRが活用できる報告体制
進捗状況と未解決事項が一貫した形式で文書化されるため、デューティ・オブ・ケアの支援内容を、単に信頼するのではなく実際に検証できます。
標準で確保される機密性
赴任者から共有される個人情報は職務上の守秘義務によって保護され、赴任業務に必要な範囲を超えてHRへ渡されることはありません。
サービス内容
- 各従業員に専任の担当リロケーションコンサルタントを、契約期間を通じて配置
- カントンへの登録手続きを、地元の市区町村（コミューン）および移民局と直接調整
- 検索条件の設定から賃貸契約の確認、引き渡しまでを含む住居探しのサポート
- 同伴する子どものための入学手続きの調整
- 銀行口座開設や保険加入など、現地での必須手続きをカバーする定住サポート
- あらかじめ合意した形式によるHR向けの体系的な進捗報告
手順とスケジュール
対象範囲とアカウント設定
最初の契約が始まる前に、対象となる赴任者、関係するカントン、予算パラメーター、報告に対する期待事項をHRと確認します。
コンサルタントの配置
各赴任者に専任コンサルタントを配置し、到着から定住サポートに至るまで一貫した窓口とします。
連携した実行
担当コンサルタントがカントンへの登録、住居探し、就学手続き、定住サポートを管理し、当局や関係者と直接連絡を取ります。
体系的な報告
HRは、赴任者個人に関わる事柄を開示することなく、合意した形式で節目や未解決事項を含む進捗報告を受け取ります。
必要に応じたエスカレーション
住宅や就学の遅れなど、赴任そのものに影響する問題が生じた場合、従業員の着任日に影響する前に対処できるよう、担当コンサルタントが速やかにHRへ知らせます。