Een relocatiedashboard gebouwd voor HR-teams

Eén plek om elke medewerker die naar Zwitserland verhuist te volgen, van de eerste immigratiestap tot de dag waarop het huurcontract wordt getekend.

Wanneer een bedrijf meer dan een handvol werknemers tegelijk naar Zwitserland laat verhuizen, volstaan e-mailthreads en gedeelde spreadsheets niet meer. HR- en global mobility-teams hebben een relocatiedashboard nodig dat in één oogopslag laat zien waar elke assignee staat: vergunningsaanvraag, huisvesting zoeken, schoolinschrijving en de taken die nog openstaan aan beide kanten.

My Swiss Relocation biedt zakelijke klanten dat overzicht via een relocatievolgportaal dat is opgebouwd rond uw caseload, niet rond een generieke sjabloon. Elk mandaat krijgt een vaste consultant toegewezen die het dossier bijwerkt zodra mijlpalen zijn behaald, zodat uw team naar boven kan rapporteren zonder statusupdates bij meerdere personen te moeten opvragen.

Waarom HR-teams om een relocatiedashboard vragen

Eén relocatie omvat een reeks onderling afhankelijke stappen: aanvraag van werk- en verblijfsvergunning, aankomstlogistiek, tijdelijke huisvesting, woningzoektocht, schoolzoektocht en administratieve inschrijving. Wanneer één werknemer verhuist, is een telefoontje of een e-mailwisseling nog te overzien. Wanneer tien of dertig mensen verhuizen naar verschillende kantons met uiteenlopende tijdlijnen, ontstaan er met dezelfde aanpak blinde vlekken.

Een dashboard vervangt dat versnipperde beeld door één centraal referentiepunt. Het geeft HR- en global mobility-managers zicht op welke assignees op schema liggen, welke dossiers wachten op een document van de werknemer of van een autoriteit, en waar vertraging waarschijnlijk gevolgen heeft voor een startdatum.

Wat de mobility management-software laat zien

Het portaal dat wij aan zakelijke klanten aanbieden, is opgebouwd rond de assignee, het dossier en de tijdlijn. Het is ontworpen om de vragen te beantwoorden die HR het vaakst stelt tijdens een assignment, zonder dat daarvoor telkens contact met het relocatieteam nodig is voor routinematige updates.

Status van het dossier van elke assignee: immigratie, huisvesting, scholing, vestiging
Belangrijke data: indiening van de vergunning, verwachte beslissing, aankomst, start huurcontract
Openstaande acties en wie ze in handen heeft, werknemer of consultant
Documenten uitgewisseld en bewaard per dossier
Een geconsolideerd overzicht over kantons heen voor bedrijven met meerdere vestigingen

Rapportage en vertrouwelijkheid

Gegevens over zakelijke mobiliteit zijn gevoelig: ze raken de immigratiestatus, de gezinssituatie en soms aan salaris gekoppelde huisvestingsbudgetten van een werknemer. Onze consultants werken onder beroepsgeheim, en de toegang tot het dashboard van een bedrijf is beperkt tot de personen die uw organisatie aanwijst.

Voor HR-teams die moeten rapporteren aan finance of aan een global mobility-functie in het buitenland, bieden wij periodieke samenvattingen naast het live overzicht, zodat u geen cijfers handmatig uit individuele dossiers hoeft te halen.

Wat bij uw vaste consultant blijft

Elk zakelijk account wordt behandeld door een consultant die het beleid van uw bedrijf, uw goedkeuringsproces en uw voorkeuren op het gebied van huisvesting of scholing kent. Die continuïteit telt wanneer een assignment tegen een uitzondering aanloopt, zoals vertraging bij een vergunning of een gewijzigde aankomstdatum.

Overzicht bewaren over meerdere assignees en tegelijk elk dossier vertrouwelijk houden, is precies waarvoor een vaste accountstructuur dient; ons team richt er een in rond uw mobiliteitsbeleid, in plaats van u te laten aanpassen aan een vast systeem.

Vraag een voorafgaande beoordeling aan

Waar het dashboard past binnen een corporate relocatieprogramma

Het dashboard is geen op zichzelf staand product: het is de rapportagelaag bovenop de relocatiediensten die wij voor elke assignee leveren, van de immigratieaanvraag tot woningzoektocht en vestiging. De diensten op werknemersniveau staan beschreven op onze pagina over werknemersrelocatie; het dashboard is hoe HR daar op programmaniveau overzicht over houdt.

Voor bedrijven die regelmatig werknemers laten verhuizen in plaats van als eenmalig project, ondersteunt deze structuur ook vergelijking van jaar tot jaar: welke kantons de complexste dossiers opleveren, welke stappen doorgaans langer duren, en waar aanpassingen in het beleid wrijving voor toekomstige assignees kunnen verminderen.

Voordelen

Minder tijd kwijt aan het opvragen van status

Een gedeeld, actueel overzicht van elk dossier vermindert het aantal interne e-mails dat nodig is om een eenvoudige vraag over de voortgang te beantwoorden.

Consistentie over kantons heen

Bedrijven die naar meerdere Zwitserse kantons verhuizen, krijgen één aanspreekpunt in plaats van aparte contacten en processen per locatie.

Vertrouwelijkheid als uitgangspunt

Toegang is beperkt tot de personen die uw organisatie machtigt, en elke consultant werkt onder beroepsgeheim.

Continuïteit dankzij een vaste consultant

Dezelfde consultant volgt uw account in de tijd, wat de tijd verkort die nodig is om context toe te lichten bij een nieuw of uitzonderlijk dossier.

Wat inbegrepen is

Een vaste accountmanager voor uw bedrijf over alle mandaten heen
Een gedeeld overzicht van de status van assignees, bijgewerkt naarmate elk dossier vordert
Geconsolideerde documentuitwisseling per dossier
Periodieke rapportage afgestemd op HR- en finance-stakeholders
Coördinatie over kantons heen voor organisaties met meerdere vestigingen
Vertrouwelijke behandeling van elk werknemersdossier onder beroepsgeheim

Stappen en termijnen

Kennismakingsgesprek

We bespreken uw verwachte volume, de betrokken kantons en uw interne goedkeuringsproces, en richten de accountstructuur daarop in.

Dossiers van assignees geopend

Elke werknemer wordt geregistreerd als een dossier met een eigen consultant, tijdlijn en documentenchecklist, zichtbaar in het gedeelde dashboard.

Doorlopende opvolging

Naarmate vergunningen, huisvesting en scholing vorderen, geeft het dashboard de actuele status weer, zodat uw team kan volgen zonder updates te hoeven opvragen.

Programmarapportage

Op afgesproken momenten bezorgen wij een geconsolideerde samenvatting over alle actieve en afgesloten assignments.

Ook interessant om te lezen

Dienst Bedrijfsrelocatie en global mobility in Zwitserland Dienst Relocatie Werknemers Zwitserland Dienst Relocatiebeleid Zwitserland Dienst Relocatie-SLA en vaste accountmanagement Dienst Global Mobility Zwitserland voor HR en internationale teams Dienst Relocatierapportage en Budgetbeheer Dienst Kostenbeheer voor bedrijfsrelocaties

Veelgestelde vragen

Is het relocatiedashboard een selfservice softwareplatform?

Nee. Het is een gedeeld volgoverzicht dat wordt bijgehouden door uw vaste consultant als onderdeel van de relocatiedienst, geen op zichzelf staand tool die u zelf configureert. Dit houdt de gegevens accuraat, omdat updates komen van de persoon die het dossier daadwerkelijk behandelt, niet van handmatige invoer.

Kunnen we werknemers volgen die tegelijk naar verschillende Zwitserse kantons verhuizen?

Ja. Wij dekken 26 kantons en consolideren de status van assignees in één overzicht, ongeacht waar elke werknemer naartoe verhuist, wat nuttig is voor bedrijven met kantoren of aanwervingen in meerdere regio's.

Wie binnen ons bedrijf kan het dashboard zien?

Toegang is beperkt tot de personen die uw organisatie aanwijst, doorgaans HR- en global mobility-medewerkers die bij het programma betrokken zijn. Het dossier van elke werknemer blijft vertrouwelijk onder beroepsgeheim.

Vervangt het dashboard individuele relocatiediensten?

Nee, het bouwt erop voort. Elke assignee ontvangt nog altijd volledige relocatieondersteuning, immigratie, huisvesting, scholing en vestiging, en het dashboard is hoe uw team dat werk op programmaniveau volgt.

Hoe vaak wordt de informatie bijgewerkt?

Uw vaste consultant werkt elk dossier bij zodra mijlpalen worden behaald, zodat het overzicht de actuele status weergeeft in plaats van een periodieke batchupload. Formele samenvattende rapporten worden geleverd op momenten die u met uw team afspreekt.

Klaar om de volgende stap te zetten?

Bespreek uw situatie vrijblijvend met een consultant.

Vraag een voorafgaande beoordeling aan Ontdek ons volledige relocatieaanbod