Ein Relocation-Dashboard für HR-Teams

Ein zentraler Überblick über jeden Assignee auf dem Weg in die Schweiz, vom ersten Einwanderungsschritt bis zur Unterschrift des Mietvertrags.

Sobald ein Unternehmen mehr als eine Handvoll Mitarbeitende gleichzeitig in die Schweiz entsendet, reichen E-Mail-Verläufe und geteilte Excel-Tabellen nicht mehr aus. HR- und Global-Mobility-Teams brauchen ein Relocation-Dashboard, das auf einen Blick zeigt, wo jeder Assignee steht: Bewilligungsantrag, Wohnungssuche, Schulanmeldung und die noch offenen Aufgaben auf beiden Seiten.

My Swiss Relocation bietet Firmenkunden diesen Überblick über ein Relocation-Tracking-Portal, das um Ihren konkreten Fallbestand herum aufgebaut ist, nicht um eine generische Vorlage. Jedes Mandat erhält eine feste Beraterin oder einen festen Berater, die bzw. der die Akte bei jedem erreichten Meilenstein aktualisiert – so kann Ihr Team nach oben berichten, ohne Status-Updates bei mehreren Personen einzuholen.

Warum HR-Teams ein Relocation-Dashboard verlangen

Eine einzelne Relocation umfasst eine Abfolge voneinander abhängiger Schritte: Antrag auf Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung, Ankunftslogistik, temporäre Unterkunft, Wohnungssuche, Schulsuche und Anmeldung bei der Gemeinde. Zieht ein einzelner Mitarbeitender um, lässt sich das mit einem Telefonat oder einer E-Mail-Kette noch bewältigen. Ziehen zehn oder dreissig Personen zeitgleich in verschiedene Kantone mit unterschiedlichen Zeitplänen um, entstehen mit demselben Vorgehen blinde Flecken.

Ein Dashboard ersetzt diesen fragmentierten Überblick durch einen einzigen Referenzpunkt. Es zeigt HR- und Global-Mobility-Verantwortlichen, welche Assignees im Zeitplan liegen, welche Akten auf ein Dokument der Mitarbeitenden oder einer Behörde warten und wo eine Verzögerung den Starttermin gefährden könnte.

Was die Mobility-Management-Software zeigt

Das Portal, das wir Firmenkunden zur Verfügung stellen, ist rund um den Assignee, den Fall und den Zeitplan aufgebaut. Es beantwortet die Fragen, die HR am häufigsten stellt, ohne dass für Routine-Updates ein Anruf beim Relocation-Team nötig wird.

Status jeder Assignee-Akte: Einwanderung, Wohnen, Schule, Einrichtung & Behördengänge
Wichtige Termine: Einreichung der Bewilligung, erwarteter Entscheid, Ankunft, Mietbeginn
Offene Aufgaben und wer sie verantwortet, Mitarbeitende oder Beraterin bzw. Berater
Ausgetauschte und archivierte Dokumente je Fall
Ein konsolidierter Überblick über mehrere Kantone für Unternehmen mit mehreren Standorten

Reporting und Vertraulichkeit

Daten zur betrieblichen Mobilität sind sensibel: Sie betreffen den Aufenthaltsstatus, die familiäre Situation und mitunter das an das Gehalt gekoppelte Wohnbudget der Mitarbeitenden. Unsere Beraterinnen und Berater unterstehen der beruflichen Schweigepflicht, und der Zugriff auf das Dashboard eines Unternehmens ist auf die von Ihrer Organisation bestimmten Personen beschränkt.

Für HR-Teams, die gegenüber Finance oder einer Global-Mobility-Funktion im Ausland berichten müssen, stellen wir zusätzlich zur Live-Ansicht periodische Zusammenfassungen bereit, sodass Sie die Zahlen nicht manuell aus einzelnen Fallakten zusammentragen müssen.

Was bei Ihrer festen Beraterin bzw. Ihrem festen Berater bleibt

Jedes Firmenkonto wird von einer Beraterin bzw. einem Berater betreut, die bzw. der Ihre Unternehmensrichtlinien, Ihren Freigabeprozess und Ihre bevorzugten Kriterien für Wohnen oder Schulen kennt. Diese Kontinuität zählt, wenn eine Entsendung auf eine Ausnahme stösst, etwa eine Verzögerung bei der Bewilligung oder eine Änderung des Ankunftstermins.

Den Überblick über mehrere Assignees zu koordinieren und gleichzeitig jede Akte vertraulich zu halten – genau dafür ist eine feste Betreuungsstruktur gedacht; unser Team richtet sie rund um Ihre Mobility-Policy ein, statt Sie an ein starres Tool anzupassen.

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Wo das Dashboard in ein Corporate-Relocation-Programm passt

Das Dashboard ist kein eigenständiges Produkt: Es ist die Reporting-Ebene über den Relocation-Dienstleistungen, die wir für jeden Assignee erbringen, von der Einwanderungsanmeldung bis zur Wohnungssuche und Einrichtung. Die Leistungen auf Mitarbeitendenebene sind auf unserer Seite zur Mitarbeiter-Relocation beschrieben; das Dashboard ist die Art, wie HR den programmweiten Überblick darüber behält.

Für Unternehmen, die regelmässig und nicht nur einmalig Mitarbeitende umziehen lassen, unterstützt diese Struktur zudem den Vergleich über die Jahre: welche Kantone die komplexesten Fälle erzeugen, welche Schritte typischerweise länger dauern und wo Anpassungen der Richtlinien künftige Assignees entlasten könnten.

Vorteile

Weniger Zeit für Status-Nachfragen

Eine geteilte, aktuelle Sicht auf jeden Fall reduziert die Zahl interner E-Mails, die nötig sind, um eine einfache Wo-stehen-wir-Frage zu beantworten.

Einheitlichkeit über die Kantone hinweg

Unternehmen, die in mehrere Schweizer Kantone entsenden, erhalten eine zentrale Anlaufstelle statt separater Kontakte und Prozesse pro Standort.

Vertraulichkeit von Grund auf

Der Zugriff ist auf die von Ihrer Organisation autorisierten Personen beschränkt, und jede Beraterin bzw. jeder Berater unterliegt der beruflichen Schweigepflicht.

Kontinuität durch eine feste Ansprechperson

Dieselbe Beraterin bzw. derselbe Berater betreut Ihr Konto über die Zeit, was den Erklärungsaufwand bei einem neuen oder aussergewöhnlichen Fall verkürzt.

Was ist inbegriffen

Eine namentlich benannte Kontaktperson für Ihr Unternehmen über alle Mandate hinweg
Eine geteilte Statusansicht der Assignees, laufend aktualisiert
Konsolidierter Dokumentenaustausch pro Fall
Periodisches Reporting, abgestimmt auf HR- und Finance-Stakeholder
Koordination über mehrere Kantone hinweg für Unternehmen mit mehreren Standorten
Vertrauliche Bearbeitung jeder Mitarbeitendenakte unter beruflicher Schweigepflicht

Schritte und Fristen

Auftakttelefonat

Wir besprechen das erwartete Volumen, die betroffenen Kantone und Ihren internen Freigabeprozess und richten die Kontostruktur entsprechend ein.

Assignee-Akten werden eröffnet

Jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter wird als Fall mit eigener Beraterin bzw. eigenem Berater, eigenem Zeitplan und eigener Dokumentencheckliste erfasst, sichtbar im gemeinsamen Dashboard.

Laufende Verfolgung

Sobald Bewilligung, Wohnen und Schule Fortschritte machen, spiegelt das Dashboard den aktuellen Stand, sodass Ihr Team ohne Rückfragen den Überblick behält.

Programm-Reporting

In mit Ihrem Team vereinbarten Abständen liefern wir eine konsolidierte Zusammenfassung über alle laufenden und abgeschlossenen Entsendungen.

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Häufig gestellte Fragen

Ist das Relocation-Dashboard eine Self-Service-Softwareplattform?

Nein. Es ist eine gemeinsame Tracking-Ansicht, die von Ihrer festen Beraterin bzw. Ihrem festen Berater als Teil der Relocation-Dienstleistung gepflegt wird, kein eigenständiges Tool, das Sie selbst konfigurieren. So bleiben die Daten korrekt, weil die Updates von der Person kommen, die den jeweiligen Fall tatsächlich bearbeitet, statt aus manueller Eingabe.

Können wir Mitarbeitende verfolgen, die gleichzeitig in verschiedene Schweizer Kantone ziehen?

Ja. Wir decken alle 26 Kantone ab und konsolidieren den Status der Assignees in einer Ansicht, unabhängig davon, wohin die jeweilige Person umzieht – nützlich für Unternehmen mit Büros oder Anstellungen in mehr als einer Region.

Wer in unserem Unternehmen kann das Dashboard einsehen?

Der Zugriff ist auf die von Ihrer Organisation bestimmten Personen beschränkt, in der Regel HR- und Global-Mobility-Mitarbeitende, die am Programm beteiligt sind. Die Akte jeder bzw. jedes Mitarbeitenden bleibt unter beruflicher Schweigepflicht vertraulich.

Ersetzt das Dashboard die individuellen Relocation-Dienstleistungen?

Nein, es setzt darauf auf. Jeder Assignee erhält weiterhin vollständige Relocation-Unterstützung – Einwanderung, Wohnen, Schule und Einrichtung –, und das Dashboard ist die Art, wie Ihr Team diese Arbeit auf Programmebene verfolgt.

Wie oft werden die Informationen aktualisiert?

Ihre feste Beraterin bzw. Ihr fester Berater aktualisiert jeden Fall bei jedem erreichten Meilenstein, sodass die Ansicht den aktuellen Stand zeigt und nicht einen periodischen Sammel-Upload. Formelle Zusammenfassungsberichte werden in mit Ihrem Team vereinbarten Abständen geliefert.

Bereit für den nächsten Schritt?

Sprechen Sie unverbindlich mit einer Beraterin oder einem Berater über Ihre Situation.

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