Modelo de Política de Relocation
Um modelo estruturado de política de relocation que pode adaptar para definir quem tem direito, o que é coberto e como funcionam as aprovações.
Uma política de relocation escrita protege tanto a empresa como o colaborador. Sem uma, cada mudança internacional para a Suíça é negociada caso a caso, o que é lento, inconsistente entre departamentos e difícil de justificar se um colaborador comparar o seu pacote com o de um colega.
Este modelo de política de relocation dá às equipas de RH e de mobilidade global uma estrutura de partida: regras de elegibilidade, um enquadramento de benefícios, um processo de aprovação e os documentos a referenciar. Copie as secções abaixo para o seu próprio sistema de RH e depois ajuste os níveis e os montantes ao orçamento e ao número de colaboradores da sua empresa. Um consultor pode também rever o seu rascunho e adaptá-lo à estrutura específica da sua empresa.
Porque é que uma política escrita é importante
Uma política de relocation define expectativas antes de a atribuição ser confirmada, para que o colaborador saiba o que é coberto e a empresa saiba a que se está a comprometer. Dá também ao RH uma base consistente para aprovar exceções, em vez de renegociar termos em cada transferência.
Para empresas que mudam colaboradores para a Suíça regularmente, uma política encurta o tempo entre uma proposta e uma data de início, porque as questões de imigração, habitação e escolaridade são respondidas pelo documento em vez de por trocas de e-mails.
Estrutura da política: as secções a incluir
Uma política de relocation funcional para a Suíça organiza-se em cinco blocos: quem tem direito, que níveis de apoio existem, o que cada nível cobre, como se tratam as aprovações e exceções, e que documentos regem a atribuição. O modelo abaixo desenvolve cada bloco em conteúdo pronto a copiar.
1. Critérios de elegibilidade
Defina a que mudanças a política se aplica antes de listar os benefícios, para que os gestores não presumam que toda a transferência tem direito ao nível mais alto.
- Tipo de contrato coberto: transferência permanente, atribuição a prazo, ou nova contratação com mudança a partir do estrangeiro
- Duração mínima do contrato ou da atribuição necessária para acionar o apoio à relocation
- Limite de distância: distância mínima entre a residência atual e o local de trabalho na Suíça
- Situação familiar coberta: colaborador solteiro, cônjuge ou parceiro acompanhante, filhos a cargo
- Antiguidade ou nível de função, caso o apoio seja escalonado por grau em vez de oferecido de forma uniforme
2. Níveis de apoio
A maioria das empresas define dois ou três níveis em vez de um único pacote, para que o orçamento acompanhe a antiguidade ou o valor estratégico da função.
- Nível standard: apoio essencial para colaboradores individuais e primeiras transferências internacionais
- Nível executivo ou sénior: apoio mais alargado, incluindo serviços para a família e um subsídio de habitação mais elevado
- Nível de curto prazo ou de projeto: apoio reduzido para atribuições com menos de doze meses, muitas vezes excluindo a procura de alojamento
3. O que cada nível cobre
Liste os benefícios por categoria para que o colaborador veja de imediato o que está incluído, e para que o RH possa avaliar o custo de cada nível face às faturas reais de mudanças anteriores.
- Imigração: apoio ao pedido de autorização de trabalho e de residência, incluindo a preparação de documentos
- Procura de alojamento: um número definido de dias de visitas e apoio na identificação de habitação adequada
- Alojamento temporário: uma duração máxima coberta enquanto se organiza a habitação permanente
- Bens domésticos: envio ou transporte de pertences pessoais, com um limite de peso ou volume
- Escolaridade: apoio na identificação e inscrição dos filhos em escolas locais ou internacionais
- Instalação & diligências: registo administrativo, abertura de conta bancária e orientação sobre o cantão local
- Formação intercultural ou linguística: para o colaborador e, quando aplicável, para o parceiro acompanhante
- Apoio à partida: encerramento da atribuição, incluindo o cancelamento de registo e a logística de regresso, se aplicável
4. Processo de aprovação e exceções
Uma cadeia de aprovação clara evita que os custos de relocation sejam acordados informalmente entre um gestor de contratação e um candidato antes de o RH ter analisado o impacto orçamental.
- Quem aprova o nível atribuído a uma determinada mudança: o RH, o gestor de contratação, ou ambos
- Quem analisa e aprova exceções acima do nível standard
- Como são acompanhados e reportados internamente os custos acima da política
- O que acontece se o colaborador sair da empresa dentro de um período acordado após a relocation (cláusulas de reembolso, se aplicáveis)
5. Documentos de referência
Associe a política aos documentos práticos de que o colaborador necessita durante a mudança, para que a política não seja a única fonte de informação.
- Uma checklist de relocation cobrindo a sequência de passos desde a proposta até à instalação
- Um modelo de orçamento de mudança para que o colaborador possa comparar os custos estimados com o subsídio atribuído
- O contrato de trabalho ou a carta de atribuição, que deve remeter para a política em vez de a duplicar
Erros comuns ao redigir uma política de relocation
As empresas que redigem a sua primeira política de relocation para a Suíça tendem a repetir alguns erros evitáveis. Revê-los antes de finalizar o documento poupa retrabalho mais tarde.
- Copiar uma política escrita para outro país sem a ajustar às categorias de autorização suíças e às regras de registo cantonal
- Deixar os montantes dos benefícios por definir, o que empurra cada caso para uma negociação manual
- Omitir uma data de fim clara para o alojamento temporário, o que leva a custos em aberto
- Não distinguir mudanças de cidadãos da UE/EFTA das de cidadãos de fora da UE, apesar de os passos e prazos de imigração serem diferentes
- Esquecer de especificar quem gere a relação com prestadores externos, como o serviço de imigração ou de procura de alojamento
Transformar este modelo numa política ajustada ao número de colaboradores, ao orçamento e à combinação de autorizações da sua empresa exige decisões que um documento genérico não consegue tomar. Um consultor pode rever o seu rascunho e adaptá-lo à sua organização.
Solicitar uma pré-avaliaçãoO que está incluído
- Checklist de critérios de elegibilidade por tipo de contrato, situação familiar e antiguidade
- Uma estrutura de benefícios em três níveis (standard, executivo, curto prazo)
- Uma lista categoria a categoria do que cobrir em cada nível
- Um fluxo de aprovação e de exceções
- Uma lista de documentos de referência a anexar à política
- Erros comuns de redação a evitar antes de finalizar a política
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Perguntas frequentes
Que extensão deve ter uma política de relocation?
A política deve ser diferente para colaboradores da UE e de fora da UE?
É preciso uma política separada para cada cantão suíço?
Este modelo pode ser usado tanto para novas contratações como para transferências internas?
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